Uno de los problemas mas recurrentes cuando se esta al frente del área de Planeación es como combinar lo táctica de la planeación del día a día, es decir materiales y producción, con lo estrateégico, es decir, la planeacion de nuevos proyectos y/o nuevas iniciativas.
La planeacion de materiales y producción es altamente demandante, regresemos al ejemplo del canotaje, el timonel no puede apartarse un momento de la embarcación porque simplemente pertenece a ella; si bien la actividad de planeacion es una actividad estratégica, debe de estar monitoreada en el día a día para que sea efectiva; esto requiere de atención y tiempo.
La gran tentación es la de incorporar la planeacion de un nuevo proyecto o una nueva iniciativa a nuestro día a día; cuando manejamos de dos a tres proyectos por año, pudiera ser mas o menos factible manejarlos dentro del conjunto de la planeacion de la producción, siempre y cuando estos no sean muy complicados y se ajusten a las situaciones y rates actuales de nuestras lineas de producción. Un error común es el de pretender "ahorrarse" los recursos necesarios para la correcta planeacion y ejecución de un nuevo proyecto, normalmente esto comienza como un reto a la Organización, deben de ser capaces de incorporar los nuevos proyectos e iniciativas con el mismo equipo de trabajo, al final del día quien conoce mejor las capacidades, rates y procesos que ellos mismos.
Sin embargo no podemos dejar de ver que los ciclos de vida de los productos son cada vez mas cortos, esto genera una alta rotación de los mismos. Tememos como medida un ciclo de vida de producto de 5 años, esto nos da que debemos de crear cambios o nuevos productos a una tasa del 20% del total de nuestro line-up cada año. No es un numero fácil de manejar en adición a la carga de trabajo normal de planear el día a día de nuestro 100% de line-up. Sin embargo muy fácilmente caemos en la trampa y lo incorporamos en nuestro día a día pensando que si todo sale bien lo podremos manejar.
Ya sobre la marcha, nos damos cuenta que este 20% de los nuevos productos nos demanda mas del 80% de nuestra atención debido a las circunstancias implícitas a cualquier nuevo producto o iniciativa, es decir, programar pruebas, pedir materiales especiales, validar procesos, desarrollar nuevos métodos, adecuar el sistema, etc, etc.
Al final del día esta situación es sintomática de una problema critico en la Organizacion y en la estrategia de negocio: No contamos con un modelo ni una metodología de lanzamiento de iniciativas y/o nuevos productos.
Si bien, la gran mayoría de las actividades de desarrollo y ejecución del proyecto para el lanzamiento de nuevos productos dependen de la cadena productiva, es de primordial importancia que los tiempos de ejecución y validación concuerden al 100% con los planes comerciales de lanzamiento, si las fechas no son acordadas de común acuerdo, no serán factibles de cumplir y pondremos en riesgo la calidad e integridad de nuestros productos.
Pero ¿como lidiar con esta situación? y sobre todo ¿Como cumplir con las fechas y compromisos aun cuando no tenemos integrado una metodología especifica?
Desde mi perspectiva, la solución debe de ser lo mas simple y practica que podamos, y esta basada en los recurso disponibles y un adecuado balanceo de cargas de trabajo.
Debemos de contar al menos con un recurso, el mas experimentado que tengamos, que se dedique a trabajar la planeacion de los nuevos proyectos de forma permanente, es recomendable que ya haya pasado por la planeacion de materiales y la planeacion de producción, si aparte conoce o manejó la operación ya estamos del otro lado.
Es importante que este recurso tenga una carga de trabajo balanceada y que sea parte del equipo de planeacion, el contacto con el día a día mantiene los pies en la tierra.
Existen varias metodologías de administración y control de proyectos, cualquiera nos puede servir, lo importante es el perfil de recurso destinado a estas actividades.
He visto a lo largo de mi carrera, cualquier cantidad de situaciones inverosímiles como, contratar un recurso nuevo y recién graduado para que se haga cargo de los nuevos proyectos (por dios, cual experiencia¡¡¡¡); Mover a un excelente recurso de otra área ajena a la planeacion para que desarrolle los proyectos (por eso el choque constante y continuo con la operación del día a día); Mover al recurso encargado de la Planeacion actual para un nuevo proyecto y poner un recurso sin experiencia a manejar la planeacion diaria (Siempre estará al pendiente del día a día para mantenerlo correctamente y la planeacion de lo nuevos productos se retrasara y retrasara.....).
Lo mejor es tener al mejor recurso y mas experimentado a cargo de los nuevos proyectos, completamente dedicado a los mismos y sobre todo, que siga siendo parte del equipo de planeacion.
Es importante entonces resaltar que las áreas de planeacion siempre deben de contar con recursos adecuados, con experiencia y conocimiento de los procesos, capacidades y estándares de la cadena productiva.
Una mala planeacion da al traste con una excelente capacidad instalada, no se diga de los objetivos del negocio.
Una empresa mas madura crea un grupo interdisciplinario que maneje las nuevas iniciativas, al final del día con la ejecución correcta y los beneficios de la misma, se paga la inversión en este equipo, sin embargo no todas las empresas tienen la visión o los recursos para hacer este movimiento, aquí es donde el equipo de planeacion debe de ponerse al frente y dar la cara por la cadena.
Se tiene que pelear y convencer de la calidad y cantidad de recursos necesarios para estas actividades, claudicar en esta situación nos llevara a situaciones incorrectas y deficientes.
Planear de forma equivocada, incorrecta y sin la visión adecuada es simplemente planear para el fracaso.
Ya después platicaremos de como desarrollar un equipo de trabajo y una metodología para el lanzamiento de nuevas iniciativas, por hoy solo quise compartir algunos tips para cuando esto no es factible.
Hasta la próxima.
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