El Almacenamiento: Su importancia en la Cadena

Cuan importante es una operación eficiente.

Cuando uno proviene de un proceso de conversión -llámese Planta Manufacturera- tiende a darle mucho menor importancia al proceso de almacenamiento.

Al no ser una operación complicada ni sofisticada lo fácil es de tacharla de "simple" o peor, sin importancia.

Las complejidades de los procesos productivos en muchos casos hacen muy interesante, retante y divertido el paso por una área de producción. Ciertamente nos ayuda en nuestra formación y nos da la posibilidad de poder ver y sentir todo lo que solo conocíamos en letras e imágenes a nivel teórico.

Por otro lado, si estamos en una empresa manufacturera de productos, el proceso de conversión es muy importante -no es el "core" business como ya lo hemos discutido- y se pude confundir con la razón de ser de la empresa. Esto nos puede llegar a hacer perder la perspectiva correcta del negocio, de su alcance y sobre todo, de nuestro desarrollo dentro de la operación integral de la cadena.

Es muy fácil catalogar la operación de almacenamiento como algo trivial y sin importancia, sobre todo si lo comparamos con un proceso productivo complejo por ejemplo, una torre de sulfonación, una línea de ensamble de autos, etc.

Sin embargo, la importancia del proceso de almacenamiento debe de ser medida por el impacto que tiene en el resto de operación de la cadena; ahí es donde comenzamos a ver la importancia de un almacenamiento eficiente, confiable y efectivo.

¿Cuantas veces no se pierden las ventas porque el inventario de x producto no se encuentra?, porque la cantidad era incorrecta, porque los productos estaban mezclados.

¿Cuantos paros de Planta por no encontrar los materiales?, ¿por no contar con la lotificacion adecuada?, ¿por surtidos equivocados?

Todo esto..........¿Como impacta en la operación?, ¿cuanto nos cuesta?, ¿cuanto nos afecta?, entonces, ¿era importante o no?.

La realidad es que, como todas las operaciones integrantes de la cadena de suministro, es exactamente igual de importante. Si este es el eslabón mas débil, nuestra cadena será igual de débil; Por lo tanto, es indispensable diseñar y desarrollar operaciones confiables de almacenamiento, estas siguen exactamente los mismo principios de cualquier proceso, con la ventaja de que son menos complejas y menos difíciles en términos de tecnología y mecanización.

Caso aparte son las operaciones de "pickeo" automatizado, estas son igual de complejas y requieren un grado de especialización y operación igual o mayor al del proceso de conversión, pero en términos generales, una operación de almacenamiento y surtido debe de ser menos compleja que el proceso productivo.

Pero, ¿el simple hecho de ser menos compleja, la hace menos importante o menos interesante y menos "didáctica" que una línea de ensamble o de proceso productivo?

Me tomo algunos años descubrir que no, por el contrario, solo cuando se tiene la suficiente visión y perspectiva de los procesos productivos, de los controles y de los componentes de diseño de líneas de producción, es cuando uno es mas capaz de entender y desarrollar proceso de almacenamiento de clase mundial.

Tomemos como ejemplo una de las variables criticas de una operación de almacenamiento: el IRA (Inventory Record Accuracy), cumplirla correctamente significa casi rayar en la perfección, los objetivos de clase mundial nos indican un requerimiento de 98%; es decir, que 98 de cada 100 veces que se realizan conteos cíclicos por material se debe de cumplir con la ubicación, la cantidad, la descripción y en su caso, el numero de lote correcto. Nada más.

Solo así podemos asegurar una continuidad adecuada para el resto de la cadena, no hay espacio para el error.

Por otro lado, los costos de no cumplir con estos parámetros son muy altos, sobre todo si tomamos en cuenta el impacto para el proceso que sigue: El proceso productivo en el caso del almacén de materiales; o la distribución y servicio a clientes en el caso de almacén de PT.

Pero, ¿como podemos construir una operación confiable y eficiente?......

Normalmente las operaciones de almacenamiento en comparación con los procesos productivos no cuentan con una cantidad de recursos importante dentro del contexto del negocio integrado, la mayor inversión son los inventarios en si.

Contrario a lo que se pudiera pensar, las operaciones de almacenamiento siguen los mismos principios que un proceso productivo, de hecho y desde mi perspectiva, son en si mismas lo que se pudiera catalogar como operaciones "básicas" o "de inicio", que conllevan en si mismas todos los elementos de diseño y operación de un proceso de conversión pero en un grado mucho mas simple, es simplicidad es lo que la hace interesante y retante para su diseño y desarrollo correcto.

Partimos de la base primordial de cualquier proceso y sus tres componentes básicos: gente, maquina y método.

Dentro del almacén tenemos los tres componentes, si acaso el mas difícil de delimitar será el componente maquina, no solo son los montacargas, entran también los racks de almacenamiento, los equipos de "pickeo", en su caso, las estaciones de empaque o surtido de materiales, en fin, maquinas no tan complejas pero que inciden en los resultados de la operación.

Necesitamos contar con proceso y controles claros y bien definidos, se requiere una delimitación clara de subprocesos y actividades, de sus métricas y sus controles; no es lo mismo hacer una operación de surtido o "pickeo" que el proceso de conteo cíclico, que la recepción y ubicación de materiales y productos, que procesos devoluciones (logística inversa); en resumen, debemos de tener perfectamente claras las operaciones y procesos incidentes en nuestro almacén para desarrollar los métodos adecuados para cada operación.

Uno de los componentes críticos es el de la gente; no podemos contar con recursos ilimitados, entonces debemos de ser lo suficientemente creativos para crear equipos de trabajo por tarea o tareas perfectamente delimitadas. Estos equipos de trabajo serán responsables de varias tareas dentro del almacén, lo importante es que esta se realicen de forma planeada y estructurada para no caer en tener "todologos" que hacen de todo pero que no cumplen con nada. Cuando se trate de recibir materiales, el equipo se dedica a la recepción y acomodo de los mismos, una vez terminado este proceso se cambia a otra actividad y se cumplen sus parámetros.

El concepto se conoce como "flow to work", esto requiere un excelente programa de capacitación y entrenamiento seguido de un proceso de calificación y certificación de habilidades. Para que el concepto tenga éxito, este debe de hacerse de forma planeada y metódica, no puede estar sujeto al libre albedrío de cada integrante.

Por lo simple de cada operación, es importante que todos los operadores de almacén estén entrenados y certificados en todas y cada una de las operación, sin embargo, a lo largo del día, de la semana y del mes, no necesariamente estos tendrán que aplicar todas las habilidades de forma completa.

Finalmente, como todo proceso productivo, el proceso de almacenamiento se rige por varias leyes y patrones de cualquier proceso, una de ellas es que también cuenta con una operación restrictiva o restricción del proceso.

En otras palabras, la aplicación de TOC (Teoria de Constraints) también aplica en el modelo y desarrollo de un sistema de almacenamiento y pude llegar a ser la parte mas importante dentro del diseño del sistema de almacenamiento y surtido.

Mi recomendación es la de analizar correctamente cada una de las operaciones del proceso, determinar el flujo correcto de las mismas y definir la restricción, a partir de ahí es como podemos simplificar enormemente las operaciones antes y después de la restricción.

Esto nos permite liberar y planificar mejor los recursos disponibles para los procesos críticos de control; establecer claramente las capacidad total del sistema; planear adecuadamente las operaciones y definir correctamente los recursos requeridos para lña misma.

Como podemos ver, los componentes de cualquier proceso productivo están presentes aquí, es muy retante y divertida la aplicación de estos conceptos  en el diseño y desarrollo de estas operaciones.

Para lograr resultados de clase mundial la única forma de lograrlo es tratar esta actividad como una operación de conversión o proceso productivo.

Alguna vez alguien me comento que desgraciadamente lo único que se podía aplicar de TPM en un almacén era la metodología de 5's.......................Difiero completamente de este punto de vista, en mi experiencia es perfectamente aplicable la metodología completa, es un reto hacerlo pero los resultados y ganancias son impresionantes, ya retomaremos este tópico posteriormente.

En resumen, el que considere que estar a cargo de las operaciones de almacenamiento no representa un avance o un gran reto para su desarrollo, esta dejando de ver la perspectiva adecuada.

Esto le ayudara para cuando llegue a una empresa donde le proceso de picking o surtido y el manejo del almacén en si, sean la parte fundamental de la operación, es decir cuando sea parte de un operador logístico.