El Dilema del Inventario: La Trilogia

Parte 1: Herramienta o Maldición.

Durante mas de 25 años en este negocio he podido atestiguar como el inventario -como un todo- ha sido el dolor de cabeza de todos, la gran salvación de pocos y la tumba de algunos.

Existen gran cantidad de definiciones, modelos, procesos, metodologías y hasta recetas para administrarlo, controlarlo o minimizarlo; al final del día desde mi punto de vista, el inventario sera un termómetro muy adecuado y característico del nivel de eficiencia de la cadena de suministro y su relación -y por ende, el nivel de servicio- con las necesidades de negocio.

De acuerdo a mi experiencia, el inventario es la herramienta mas real, practica y adecuada que podemos utilizar al diseñar y operar una cadena de suministro. Bien manejada, esta variable es la que mejor nos indica y nos guia al respecto de como esta la cadena en relación a las necesidades de negocio.

Desgraciadamente como el inventario esta directamente correlacionado con una macrovariable financiera y de negocio como el flujo de efectivo; es difícil establecer los parámetros correctos de operación sana de los mismos.

La gran trampa es la de asignar el inventario solo a la variable de flujo de efectivo, bajo esta premisa el inventario siempre debe de ser reducido, o lo que es peor, no existir. Si también asociamos el inventario a la variable disponibilidad -igual a venta realizada- entonces podemos tener el balance correcto. Alguna vez me toco pertenecer a una Organización que de inicio prefería perder ventas a no llegar al objetivo de flujo de efectivo, obviamente a través de la reducción indiscriminada del nivel de inventario de PT disponible y por consecuencia, del nivel de servicio.

La ciencia y la tecnología han avanzado mucho, sin embargo, el gran avance del USS Enterprise, el capitán Kirk y el Sé. Scotty todavía no es una realidad: Los Teletransportadores. (Ver Star Trek o Viaje a las Estrellas).

Bajo esta circunstancia, la única forma de manejar fuentes de suministro lejanas para abastecer una gran cantidad de puntos de venta es a través del inventario. Es cuestión de física elemental, si cada producto que vendo se tarda en pedir, manufacturar, almacenar, embarcar y entregar al punto de venta; x numero de días, pues esa es la cobertura mínima de inicio que requiero; no existe otra alternativa, es físicamente imposible tener disponibilidad de producto sin la cobertura correcta del inventario.

La solución ideal seria manufacturar de forma instantánea "in situ" el producto en el punto de venta, esto también es imposible a la fecha, por lo que, gracias a dios, contamos con la gran herramienta del inventario.

Durante mi carrera como profesional del SCM, he podido siempre lidiar con esta variable de forma positiva y entregando muy buenos resultados, para mi la premisa ha sido muy practica, clara y consistente: El Inventario no es el objetivo, es la consecuencia.

No dejo de reconocer que por lo que implica (inversión de dinero) es una variable critica si los resultados de negocio no se dan de forma correcta, por eso es que es mas importante contar con el modelo y diseño acorde a las necesidades de negocio, si estas necesidades están correctamente planteadas e incluidas, el inventario no debe de ser una limitante.

Esto no quiere decir que entonces lo ideal es tener un numero infinito de inventario, por el contrario, debemos de tener el numero óptimo que nuestro modelo de negocio y nuestra cadena requieren.

Si nos ponemos como objetivo mantener un cierto nivel o numero de inventario, o peor aun, una reducción sitemática del mismo, al final del día lo vamos a lograr, es relativamente sencillo hacerlo, lo lamentable van a ser los "daños colaterales", es decir la perdida de ventas, de presencia (market share) y de niveles de servicio; la mezcla ideal para desaparecer del mercado.

Lo complicado es manejar el nivel óptimo del inventario en función de las necesidades de negocio, en este aspecto, el inventario debe de ser considerado como un "ente vivo" que se tiene que adaptar a los movimientos del mercado, de la empresa y de entorno (proveedores, plantas, economía, etc).

Para que el inventario este siempre bajo control es necesario que todos los procesos que lo afectan dentro de la empresa estén claramente definidos, con procesos y medidas claras.

Al inventario casi todo mundo lo afecta como, muy sencillo, veamos algunos ejemplos:

• Revisión de contrato colectivo en la o las Plantas productivas, lo que genera una perdida de capacidad que se tiene que reponer con producción adelantada que se guarda. (RH)
• Blackout por cambio de ERP, para minimizar la posible perdida de ventas se incrementa el inventario de PT (IT).
• Cancelación de pedidos de ciertas SKU´s por falta de promoción adecuada, producto se almacena por mas tiempo (Mkt).
• Se logra un mejor precio de materias primas pero se incrementa el volumen de compra, los materiales cubren un mayor periodo. (Compras)

Y podemos contar muchos mas ejemplos, todos de forma cotidiana, entonces, ¿como hacemos para poder tenerlos en control?..............................la respuesta es tan sencilla que por si misma genera la complicación: manteniendo una cadena de suministro y una base de Planeación de la misma, efectiva y al día.

En la medida que se operen y se ejecuten los procesos de forma adecuada, de que cada proceso y sus medidas de control estén claramente conectadas con el nivel de inventario, las decisiones de operación y de negocio, necesariamente incidirán de forma efectiva a mantener un nivel correcto de inventario.

Correcto no es sinónimo de mínimo o nulo, correcto es sinónimo de correcto. Si hoy tomamos la decisión de incrementar el nivel de inventario para tomar ventaja de mejores precios de materiales, lo haremos y podremos proyectar el impacto que el nivel de inventario tendrá en las variables criticas del negocio. Para nadie sera una sorpresa.

En resumen, el inventario es una consecuencia -buena o mala, dependiendo- del diseño y operación de la cadena. El responsable de los mismos debe de contar con los procesos de información y los modelos de proyección adecuados y acordes a la operación real para, en todo momento y en cualquier circunstancia poder proyectar, modelar y tomar decisiones con respecto  a la operación de la cadena y su incidencia en el inventario. El foco esta en la operación.

Ríos de tinta se han utilizado para explicar, modelar, administrar, discutir y criticar el concepto del inventario, pero en términos prácticos, no existe una receta o solución ideal, el inventario es como el mercado, cambia constantemente dependiendo de las entradas y salidas de los procesos que lo afectan, es por eso que la operación y la planeación de la cadena es la parte fundamental en la toma de decisiones.

Continuamos con: Parte 2: ¿Y como lo controlo?