El Dilema del Inventario: La Trilogia

Parte 2: ¿Y Como lo Controlo?

He sostenido que el inventario no se controla ni se administra de forma aislada, sino que es consecuencia de el diseño y operación acertada de la cadena completa, sin embargo algunos tips que me han ayudado a lo largo de mas de 20 años de manejar inventarios no están de mas.

Primero que nada debemos de recordar que el nivel de inventario esta es directamente proporcional al tiempo de reposición del mismo, es decir, cuanto mas me tarde en reponer el inventario -ya sea de materiales o de PT- mas cobertura debo de tener para asegurar un adecuado nivel de servicio.

Para el caso de inventario de materiales, que es la base fundamental para la programación de la producción, siempre tenemos el recurso de mantener el inventario en el almacén del proveedor y que este se facture solo a la llegada del mismo a la Planta; sin embargo, la gran mayoría de empresas pequeñas y medianas no cuentan con el suficiente "leverage" (interesante palabra y concepto) para poder negociar entregas d ese tipo. Entonces necesitamos un poco mas de creatividad para disminuir nuestra cobertura en el inventario; desde mi perspectiva la mejor opción es analizar y entender los ciclos de materiales y producción de nuestros proveedores principales (Recordar el concepto 80-20, este siempre se cumple), de esta forma podemos encontrar las causas que extienden el ciclo de reposicion de inventario y así disminuir la cobertura.

Otra opción que podemos manejar, es la de analizar nuestro proceso interno de reposicion de materiales aunado a la flexibilidad de la planeación de la producción, entre mas flexible sea y mejor tiempo de respuesta, menor cobertura de inventario. Finalmente, hachemos un vistazo a que tan estable es nuestro programa de producción, entre mas cambios, ecuaciones, incrementos y decrementos fuera del plan, mayor cobertura o impacto en el nivel de inventario. La recomendación es tener una planeacion perfectamente sincronizada y homologada entre nuestra Planta y la Planta de nuestro o nuestros principales proveedores, es decir aquellos que nos surten los materiales que mas impactan a nuestro inventario.

Huelga decir que en este aspecto el trabajo y desarrollo del modelo de inventario de materiales se debe de trabajar y desarrollar a través del área de Compras Estratégicas, de este modo se puede integrar volumen de compra para varias Plantas o para un periodo de tiempo mas largo pero manejado en entregas parciales controladas y adecuadas a las necesidades especificas e instantáneas de la Planta.

Es decir, se puede manejar un  pedido a seis meses, con el que se puede lograr una mejor negociación de precio y condiciones, pero manejado en entregas quincenales o hasta semanales. La clave esta en a Planeación a mediano y largo plazo que asegure a nuestros proveedores que los volúmenes se cumplen de acuerdo a las negociaciones establecidas.

Sobra mencionar que la clave de todo radica en el proceso de planeacion integral del negocio y la operación, si no tenemos idea de lo que vamos a vender y producir (o comprar) en seis meses, mucho menos vamos a tener idea de cual sera el nivel de inventario proyectado.

De la mano del nivel de inventario de Producto Terminado (PT) están dos de los mas importantes procesos de la cadena y del negocio; el S&OP (Sales and Operation Planning) y el DRP (Distribution Requirement Planning).

Ambos son procesos de planeacion de mediano y largo plazo, ambos nos deben de dar la perspectiva de negocio a futuro y la perspectiva operativa, reflejada en disponibilidad, nivel de servicio y nivel de inventario. En futuras entradas revisaremos estos procesos mas a detalle.

Para el caso del inventario de PT que es el mas costoso y mas critico de los inventarios de la empresa debemos de tomar en cuenta lo siguiente:

• El nivel de cobertura de inventario, esta directamente relacionado con el nivel de disponibilidad y de servicio a cliente.
• TODO mundo opina y trata de decidir sobre el mismo pero NADIE quiere hacerse responsable del mismo, el responsable ultimo es el responsable de la cadena de suministro.
• El nivel de cobertura correcta lo determinan dos variables importantes: el tiempo de ciclo de reposicion y la variación de demanda instantánea diaria.

En mi experiencia podemos -y debemos- enfocarnos en trabajar en dos frentes fundamentales: el primero es en la reducción del tiempo de ciclo de reposicion del inventario, sobre todo orientado a minimizar las fallas y retrasos en los procesos internos de lectura, medición, y requerimiento de inventarios; esta parte aunque difícil y controversial, esta completamente dentro de nuestra área de control.

¿Cuanto inventario excedente tenemos porque el proceso de pedido tiene un ciclo mensual en lugar de semanal o inclusive diario.?

¿Cuanto inventario tenemos porque la Planta embarca cada semana o cada quincena o mes en lugar de embarcar diario?

¿Cual es el impacto de los continuos errores de lectura de inventarios por un mal proceso de control en almacén?

¿Cuanto inventario extra debemos de tener porque nuestro proveedor embarca de forma mensual o quincenal en lugar de cada semana o día?

Necesitamos realizar u adecuado análisis de lead-time para poder determinar las oportunidades de reducción de tiempos en el proceso integral, asimismo la manufactura flexible y esbelta nos debe de ayudar a tener mejores tiempos de respuesta y por consiguiente, reducciones en la cobertura del inventario.

El segundo punto: reducción de la variabilidad de la demanda, muy interesante tópico, tal vez merece un análisis mas a detalle en futuras entradas, ya lo veremos.

De forma resumida, la variación de la demanda afecta el nivel del inventario de forma directa, si mi tiempo de ciclo de reposicion es de 30 días, pues requiero de 30 días de cobertura de ventas, pero...........¿son lo mismo 30 días con una variación muy alta que una variación muy baja?, claro que no, si hacemos el análisis estadístico de la demanda histórica como base de proyección de la demanda futura, tenemos que a mayor variación en menor plazo mayor cantidad de cobertura.

Tomemos el siguiente ejemplo: Sabemos que el año anterior, se vendieron 120,000 unidades es decir 10,000 por mes, sin embargo hubo meses de venta de 25,000 unidades y meses de venta de 3,000 unidades, como no estamos en control de cuando van a suceder los picos de demanda la estadística no pide tener una cobertura de alrededor de 22,000 unidades, o sea 2.2 veces la venta promedio, pero por todo el año. Si le pegamos a un mes pico, apenas nos alcanzara la cobertura, por el contrario, si es un mes bajo tendremos lo que se conoce como "un mundo" de inventario.

Es aquí donde los conceptos de S&OP nos pueden ayudar aun cuando el proceso no este activado en nuestra empresa. Algo que a mi me ha dado resultado es utilizar el inventario durante un período corto de tiempo - algo entre 3 y 6 meses- para dar certeza al mercado y reducir la variación por incertidumbre. En otras palabras, muchas veces el mercado reacciona ante la escaces de producto y este se protege colocando pedidos de cobertura -que impactan el inventario disponible en el canal- para evitar quedarse sin inventario de productos con buena rotación, esto lo único que genera son swings que afectan la planeacion a mediano y largo plazo.

Si invertimos un poco de flujo para dar estabilidad al mercado a través de una buena cobertura y le damos certeza a nuestros clientes, estos colocaran únicamente pedidos de reposicion de venta real y podremos tener una demanda mas aterrizada y real.

Como mencione, esta parte es mas complicada y merece un análisis mas a detalle que estaré analizando posteriormente.

En conclusión, el inventario y su manejo depende de las variables y procesos de negocio y de operación de la cadena, es la consecuencia de estas y debemos de estar en control de los procesos para poder estar en control del inventario, con lo que el inventario es una fuente inagotable de experiencias y diversión, a poco no?

Tercera y ultima parte: JIT ¿Verdad o Ficción?

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