3PL, 4PL ¿Cual me conviene?

Las opciones de la tercerización

Mucha tinta ha corrido al respecto de la tercerización, es un tópico de moda en los últimos años, lo malo es que en muchos casos es solo eso, una moda.

Muchos operadores logísticos-anteriormente conocidos como transportistas, almacenadores, forwarders, agentes aduanales, certificadores, etc-han pretendido evolucionar hacia conceptos mas integrales y mas desarrollados para proveer soluciones a la cadena de suministro, sin embargo su ADN termina por ganarles y absorberlos.

Hace algunos años ya, cuando era parte del equipo que estaba desarrollando el concepto 3PL/4PL para uno de los gigantes del consumo y líder en el desarrollo y operación de conceptos de la cadena de suministro; encontramos un común denominador: nadie estaba preparado para ofrecer este concepto todavía.

Han pasado mas de 10 años y el concepto, aunque muy socorrido y explotado, sigue muy poco desarrollado.

La gran mayoría de los operadores logísticos que actualmente explotan el concepto, si bien provén soluciones integrales a sus clientes, estos deben de pasar por un proceso de adaptación a la solución propuesta y sobre todo, redefinir los parámetros d control de su negocio. En varios casos la "solución" resulta ser mas dañina que el problema que se trata de resolver.

Pero, ¿quien es el responsable de que esto no suceda?, la respuesta es muy simple pero en la mayoría de los casos no nos gusta; el responsable es el responsable del diseño y operación de la cadena dentro de la unidad de negocio.

No es responsabilidad de nuestro operador logístico diseñar la solución adecuada a nuestra necesidad de negocio, por una simple razón: no conoce ni entiende nuestro negocio como nosotros.

El mayor problema viene cuando los que debiéramos de conocer nuestro negocio no lo conocemos porque seremos incapaces entonces de medir y controlar a cualquier operador que pretenda proveer una solución.

Una vez que hemos decidido por tercerizar la operación o parte de ella debemos entonces elegir el alcance de la misma, los procesos de control y finalmente lo mas importante: el operador logístico.

No quisiera entrar en discusiones filosóficas y conceptuales acerca de las diferencias entre un 3PL y un 4PL, desde mi perspectiva, las ofertas en el mercado actual están muy lejos todavía de realmente satisfacer las necesidades especificas de cada empresa y de cada modelo de cadena de suministro.

Para fines prácticos podemos diferenciar un 3PL de un 4PL en cuanto al alcance y capacidad desarrollar y mantener el proceso de control de la operación en términos accionables para el negocio.

De esta forma tenemos que un 3PL común y corriente nos podrá ofrecer y operar por nosotros un sinnúmero de operaciones y actividades, desde un simple proceso de transporte y distribución, un servicio de almacenaje y preparación de pedidos, una logística inversa e ir creciendo hasta realizar todas las operaciones.

Para poder considerarlo un real 3PL debe de generar sinergias al momento de ir integrando operaciones, estas sinergias deben de generar ahorros o mejoras en los procesos que nos generen ahorros internos.

Muchos operadores logísticos se consideran así mismos 3PL por el simple hecho de integrar operaciones y generar una sola factura hacia el cliente, sin las sinergias y ahorros generados por la integración de operaciones y economías de escala, no podemos hablar de un verdadero 3PL.

Un real 3PL deberá de ofrecer aparte de la operación de los servicios que ofrece y de la integración de los mismos, un proceso de control, solución de problemas y toma de decisiones propio, que controle sus operaciones, resuelva conflictos y genere valor agregado a su cliente.

Tenemos entonces que: un simple operador de transporte nos llamara para informarnos que su camión esta descompuesto y que el reemplazo llegara en medio día además de preguntarnos como debe de proceder, lo mas probable es que la entrega no se cumpla y tenga que ser reprogramada.

Un 3PL nos reportara al final del día, de la semana o del mes que las entregas fueron hechas a tiempo de acuerdo al plan establecido; en su reporte interno constara que se realizo un viaje adicional con la unidad de repuesto que procedió a realizar las entregas acorde a las necesidades del cliente.

Sin embargo aun en este punto, el 3PL no tendrá el control de la decisión de hacer un cambio en la fecha de pedido del cliente de su cliente o de reprogramar la entrega para una fecha diferente.

Cuando tenemos un proceso operado a través de un 3PL, necesariamente tenemos que mantener toda una organización de control y seguimiento de las operaciones subcontratadas, eso si realmente queremos tener el control de nuestro negocio, de otra forma estamos irremediablemente condenados a operar de acuerdo a los estándares y restricciones de nuestro proveedor.

Tenemos pues, que aun cuando estemos operando a través de un tercero, el proceso de control de las operaciones debe de estar dentro de nuestra responsabilidad, debemos de asegurar que las operaciones siguen subordinadas a las necesidades de negocio y no a las necesidades y restricciones de nuestro proveedor. Debemos de tener personas o equipos responsables del seguimiento y control de cada operación, si bien ya no es nuestra responsabilidad la operación per se de cada proceso, si es nuestra responsabilidad que los parámetros y estándares internos se cumplan.

Hasta aquí un 3PL puede ser de gran ayuda ya que en teoría son los expertos en las operaciones que manejan, sin embargo necesitamos revisar los perfiles de cada oferente en el mercado y revisar su "cuna"; así tendremos que un 3PL nacido de una almacenadora, tenderá a construir su solución logística a partir de su área de mayor experiencia o de mayor conveniencia como negocio -una almacenadora tendrá como razón principal colocar en renta el mayor numero de metros posible- lo cual nos obliga a tener siempre el control para una adecuada toma de decisiones.

Nosotros debemos siempre de estar al frente de la operación como un todo, el hecho de que diversas operaciones se realicen a través de un tercero, no nos releva de la responsabilidad del o los objetivos finales.

Debemos de estar siempre en control de las variaciones y desviaciones del proceso para poder tomar las decisiones adecuadas.

Al final del día son recursos que seguimos teniendo para el control de la operación.

La mejor recomendación que puedo dar basado en mi experiencia con la operación de 3PL´s es la siguiente: No esperemos a que alguien llegue con la solución mágica a nuestros problemas, menos aun esperemos que alguien nos provea con el conocimiento profundo de nuestro negocio, ese lo debemos de tener nosotros.

Como consecuencia, la modelación y diseño de la operación contratada en términos de mis necesidades de negocio la debo de realizar yo, puedo -y debo- contar con el apoyo de expertos de parte del proveedor, pero solo en el sentido del diseño de los controles internos de cada operación y su interfase y correlación con los parámetros de control requeridos para la operación integrada.

Nosotros debemos guiar al operador logístico en como y que necesita nuestro negocio como solución, no al revés; es nuestra responsabilidad el correcto diseño de la cadena, de su implementación y operación, así sea a través de un 3PL. Nosotros somos y debemos ser los expertos en la cadena de suministro de nuestro negocio.

Entonces ¿que es un 4PL y que gano con tenerlo?

Desde mi punto de vista, la diferencia fundamental que hace a un 4PL serlo es la siguiente: los procesos de control de cada operación son responsabilidad del operador, es decir, este tiene ahora el poder de decisión de ciertas variables criticas de nuestra operación.

Ahora nuestra cadena esta completamente tercerizada y su operación como un todo, depende de un tercero; este ahora conecta a nivel proceso con los procesos "core" del negocio, básicamente a través del S&OP, la parte de la planeación de la producción o distribución le tocan realizarlas de forma conjunta con nuestro equipo de planeación para conectar con el resto de procesos fundamentales de la empresa.

El ejemplo mas adecuado es el de una "Torre de Control" en donde nuestro proveedor cuenta con una visión mas amplia de nuestros objetivos y estrategias de negocio, esta completamente inmerso en ellas y sus operaciones están orientadas a satisfacer estos objetivos, nuestro proveedor pasa de ser eso a ser nuestro "socio de negocios".

Entonces, ¿ya no es necesario tener el control de la operación y puedo eliminar la organización de SCM de la empresa?; contundentemente, NO.

El diseño desarrollo y operación de la cadena es y será siempre responsabilidad del área de SCM, aun cuando se requiera el mínimo personal debemos de mantener un proceso de seguimiento y control sobre la operación.

Además, siempre será nuestra responsabilidad desarrollar este modelo de solución para que se trabaje a través de un tercero, no podemos pretender que esta solución salga mágicamente de la chistera de algún proveedor, necesitamos desarrollarlo de forma mas intensa y mas a detalle que a un 3PL.

En resumen, un 4PL debe de ser un paso mas hacia adelante de lo que puede ofrecer un 3PL, en algunos casos se podrá hablar de una evolución de 3Pl hacia 4PL pero es algo difícil, ¿porque? por su cuna y su pasivos.

Un 4PL deberá de ofrecer como solución el mayor valor agregado, la mayor sinergia y las mejores condiciones.

Regresemos al ejemplo del operador nacido a partir de una almacenadora; un 4PL deberá de buscar y encontrar la mejor relación costo beneficio por metro cuadrado de almacenaje, no importa quien sea el proveedor, un 3PL tenderá primero a justificar y ofrecer sus propios almacenes limitando así las sinergias y beneficios de hacer una búsqueda de las mejores opciones del mercado.

Un operador 4PL es experto en la búsqueda e integración de operaciones en términos de las necesidades de cada cliente, al manejar diversos clientes y proveedores puede crear economías de escala importantes al integrar volumen de operación dentro de sus actividades.

Por donde lo veamos, la responsabilidad de diseñar, implementar y operar y controlar la cadena de suministro sigue siendo de la cabeza del área y debe de estar dentro de la empresa, no importa si la operación esta 100% tercerizada, el proceso de planeación y control del negocio sigue estando dentro del mismo.

Entre mejor diseñemos la operación,  mejor proceso de tercerización tendremos y siempre estaremos en control de nuestro negocio.