La Planeacion: Los Materiales

Tips para no ahogarse en materiales obsoletos.

Desde mi perspectiva, el elemento clave y aglutinador de todas las operaciones de la cadena de suministro es la Planeación.

Si logramos entender la esencia del proceso de planeación creo que estamos en la capacidad de entender todas las operaciones a través de las interconexiones de cada proceso, de sus entradas y sus salidas y de las desviaciones de los mismos.

En lo personal, esto me ha ayudado para, en su momento, entender operaciones en las que nunca había participado. Simplemente da una perspectiva diferente el conocer un proceso a través de sus entradas y sus salidas.

En el caso de la Planeacion de Materiales, mundialmente conocida como MRP, existen muchisima letra escrita desde las épocas de la revolución industrial, no es mi objetivo entrar en una discusión metodológica de cual es el proceso mas efectivo para una buena planeacion de materiales.

En primer lugar porque no existe, en segundo lugar porque no considero tener los conocimientos y conceptos teóricos de todas y cada una de metodologías y tendencias de MRP desarrollados a lo largo del desarrollo industrial en este planeta.

Lo que me gusta compartir son tips y consejos de que hacer y que no hacer para lograr una adecuada planeacion de los materiales sobre todo en función del proceso que lo precede: La Producción.

Como he comentado y que considero la base de el diseño de una buena cadena de suministro, lo mejor es adaptar y considerar las metodologías, conceptos y procesos que mejor cumplan y se adapten a nuestros objetivos de negocio, con esto en mente, tenemos el 50% del avance en el desarrollo de una buena planeacion de materiales.

Planear materiales es relativamente sencillo, tanto que en la realidad es bastante complicado. Esta es una tendencia humana, mas si somos ingenieros (o profesionistas, no importa el titulo), tendemos a complicar las cosas en nuestro afán de demostrar -principalmente a nosotros mismos- que somos capaces de manejar situaciones realmente complicadas. Entonces como primer punto, mantengamos nuestra planeacion de materiales lo mas simple y sencilla posible.

¿Como? Lo mejor es mantenerse enfocado a través de los objetivos de las entradas y salidas del sistema; es decir tenemos un banco de proveedores de diferentes tipos y cantidades de materiales que debemos de administrar a través de un inventario finito y con limitaciones para asegurara un buen servicio al proceso productivo, es decir, que la Planta no pare por falta de materiales, que estos siempre estén disponibles y accesibles y que siempre cumplan con las especificaciones definidas.

Mientras menos variables mezclemos en la planeacion de materiales, menos complejo sera nuestro proceso y podremos tener un mejor desempeño, esto no es fácil pero ser efectivo se trata de eso, de mantenerse.

Otro punto importante es el siguiente: La Planeacion de materiales no tiene como objetivo reducir el inventario o eliminarlo. Reducción o eliminación del inventario es directamente proporcional a la reducción o eliminación de la producción que es exactamente igual a la reducción o eliminación de ventas y por consecuencia, del negocio.

La optimización del inventario es la consecuencia directa de la operación del proceso adecuado que considera las capacidades y flexibilidad de los proveedores, y la capacidades y flexibilidades de nuestro propio proceso de conversión.

De acuerdo a TOC (Teoría de Restricciones), una restricción para que sea productiva debe de tener un buffer antes para evitar la escases (starving) y uno adelante para evitar el bloqueo (blocking), si consideramos al proceso de producción como la gran restricción de nuestro modelo de negocio, entonces el inventario de materiales juega un papel crucial en el desempeño de la restricción.

Tal vez en algunos extraordinarios casos - no se me viene a la mente alguno- en donde una empresa decida invertir en capacidad casi ilimitada para convertir materiales en PT, estaríamos hablando de que el buffer seria la misma capacidad productiva, en cualquier otro caso, nuestros materiales y la capacidad de preposición de los mismos, juegan este importante papel.

Tenemos que validar mediante controles estrictos, los usos de cada materiales en le proceso productivo, asimismo verificar que las especificaciones son factibles de cumplir por nuestros proveedores. Es indispensables que los surtidos y usos de materiales en cada orden de trabajo estén cargados al día en nuestro sistema, no podemos estar con rezagos, esto afecta directamente la disponibilidad de materiales y el servicio a la Planta. Un caso típico es el de tener una especificación de materiales con mayor holgura que la especificación intermedia de algún proceso, mientras esto este vigente, estaremos lidiando con rechazos de materiales en el proceso productivo, y lo peor, no tendremos armas para reclamar al proveedor porque el material viene dentro de las especificaciones solicitadas.

Debemos de asegurarnos de que las especificaciones de materiales son mas cerradas o al menos iguales que las especificaciones de proceso.

Para realizar una adecuada planeación de materiales y dar un buen servicio al procesos productivo es necesario conocer este proceso y sus capacidades. Bueno, pues es exactamente igual de importante el de conocer y entender el proceso productivo de nuestros principales materiales. Solo así podremos establecer una adecuada relación entre dos ciclos productivos diferentes pero ligados en la misma cadena, esto es, mi ciclo de producción y el ciclo de producción de mis principales materiales.

Muchas veces la fundamentación de un mal servicio y de paros constantes de Planta por falta de materiales, es el no darnos cuenta que la capacidad el proceso productivo de nuestro proveedor es menor que la de nuestro propio proceso, es decir, la restricción de"mi" proceso de producción es externa y esta localizada con uno de mis principales proveedores.

Debemos de aplicar el mismo modelo TOC pero ampliando mi cadena e incorporando el proceso de mi proveedor como parte integral de mi planeacion de materiales y de producción.

Finalmente, como todo proceso de planeacion, partimos de la base que el flujo de información es el día a día y la base conceptual de este; por lo tanto la ultima y mayor recomendación es validar que la información de entrada y de salida del proceso es la correcta, es la real y esta actualizada. La gran mayoría de los errores en la Planeacion se generan por información deficiente o tardía. Es importante desarrollar filtros y controles que nos aseguren que contamos con información actualizada y confiable, esto no lo resuelve por si solo un ERP, es necesario que durante el desarrollo de nuestro proceso validemos estas situaciones, recuerden: "Garbage in = Garbage Out".

No quisiera terminar sin antes remarcar que el gran aliado en este proceso es nuestro comprador, en la medida que fomentemos la labor de equipo los resultados se darán de forma satisfactoria, pretender entrar en una lucha de poder para demostrar quien tiene el control de proveedor es un suicidio, el resultado sera desfavorable para todos.

Nos vemos................................

Enlaces.
Funcionalidades MRP
Desarrollo del MRP
Conceptos MRP