La Importancia del Plan Logístico o Plan de Suministro.

Como lo he venido sosteniendo a lo largo de varias entradas de este blog; la importancia y razón de ser de la cadena de suministro radica en como la estrategia de suministro está orientada a cumplir con el plan de negocios, y en como las operaciones de la cadena se subordinan a las necesidades, características y requerimientos del negocio, su entorno y su mercado.

Conceptualmente todo esto hace mucho sentido y difícilmente encontraremos alguien que esté en desacuerdo con esta idea, sin embargo mantenerse en este nivel conceptual de forma indefinida solo generara el efecto contrario que estamos buscando.
El siguiente paso –y desde mi perspectiva, el más importante- es el de comenzar a actuar y a aterrizar los conceptos al día a día y a la realidad de nuestro negocio y nuestra operación, necesitamos desarrollar y llevar a cabo un plan: el plan de suministro o plan logístico.
 

Como lo he mencionado en anteriores intervenciones, uno de los grandes problemas en el mundo de la operación de cadenas de suministro es la carencia de este plan, y en México, se acentúa aún más, de acuerdo a estudios recientes, el 80% de las empresas en México no cuentan con un plan logístico o de suministro, simplemente van adecuándose a las circunstancias del día a día y van a tratándose de adaptar a las necesidades del mercado y sus requerimientos al más puro y mexicanísimo “ahí se va”.

Ciertamente no se trata del fin del mundo pues al final del día los negocios marchan y los problemas se resuelven de una o de otro forma. Tampoco se trata de más papistas que el papa y detener todo hasta que metodológicamente todo mundo cumpla con lo establecido en la teoría. No, se trata de visualizar y aprovechar las oportunidades que una situación como esta genera.
 

Si bien los negocios marchan y son hasta cierto punto rentables; si varias industrias o segmentos llevan una tendencia positiva de crecimiento y las oportunidades de negocio se siguen generando eso está muy bien; si además podemos tomar ventaja de nuestra “creatividad” y capacidad de respuesta para resolver los problemas conforme se están presentando, que mejor.

Imaginemos ahora estas circunstancias inmersas en un entorno donde la gran mayoría de las empresas cuentan con un plan de operación acorde a las necesidades del negocio, del mercado y del entorno; donde se tenga previsto de antemano las posibles consecuencias de una acción específica y que además tengamos analizadas y desarrolladas las posibles alternativas adecuadas.
Simple y sencillamente tendríamos como consecuencia el logro de un objetivo que cualquier empresa quisiera tener………………………………ganar en el mercado.
 

El pan de suministro por sí solo no asegura de ninguna manera que ganemos en el mercado, ciertamente la base se centra alrededor de los productos adecuados, la estrategia de promoción y venta indicada y la correcta ejecución de estos planes. Sin embargo el no contar con un plan logístico adecuado, si puede poner en riesgo –y lo hace en la gran mayoría de las veces- el éxito del plan estratégico de la empresa al no tener la capacidad de respuesta, soluciones adecuadas a problemas específicos y sobre todo y lo más importante; el control de costos que nos permita seguir teniéndola viabilidad de negocio requerida y la capacidad de competencia global para poder ampliar nuestro horizontes de mercado.

 

La eterna queja que escucho localmente siempre son los altos costos asociados a la distribución y la ejecución de la operación del suministro.

Los altos inventarios generados para poder satisfacer la demanda y los requerimientos de clientes específicos.
Las extenuantes jornadas de trabajo de las áreas operativas.
La gran cantidad de discusiones, roces, y fricciones entre las áreas operativas y las áreas comerciales.
El siempre tener que estar “apagando fuegos” en el día a día de la operación.
El constante número de quejas de clientes por retrasos, faltantes y/o fallas en el servicio.
El alto costo de los re-trabajos y entregas de emergencia.
Todo esto se reduce de manera significativa cuando se cuenta con el plan logístico adecuado, se ejecuta de forma correcta, se monitorean los resultados y se toman las acciones pertinentes en consecuencia.
La diferencia es que estas acciones correctivas son de bajo costo y normalmente se realizan con una anticipación adecuada para evitar “estar apagando fuegos”
Suena a una situación ideal y a veces irreal, pero créanme, hace una gran diferencia el contar con el plan, opciones, acciones correctivas, seguimiento y control del mismo; no es una tarea fácil –nada que vale la pena lo es- pero por eso es conveniente ponerse a hacer la tarea.
 

Desde mi óptica es mucho más fácil definir lo que no es un plan logístico y asi tratar de evitar una variedad de errores comunes, de falsas expectativas y sobre todo, de paradigmas equivocados que llevan a muchas empresas a no tener el plan adecuado para su operación.

El desarrollo del plan logístico debe de contar con la absoluta libertad del o los responsables del diseño y conceptualización del mismo para utilizar las herramientas, metodologías y enfoques que consideren necesarios.
La clave aquí es el perfecto entendimiento de las necesidades del negocio, del entorno y del mercado; en pocas palabras la aplicación correcta de conocimiento y experiencia.
 

¿Que NO es un plan logístico?

-          No es aplicar la metodología de moda y tratar de adaptar nuestro negocio a esta metodología. Este es un error que se paga muy, muy caro.

Las metodologías y/o herramientas están ahí para ayudarnos a resolver situaciones o condiciones específicas, pensemos literalmente en herramientas: no vamos a poder apretar un perno de cabeza hexagonal con un desarmador de cruz aun cuando este tenga punta de titanio y sea el mejor desarmador del mercado, simplemente no se puede.

El enfoque es exactamente el contrario, que metodologías, herramientas o componentes de estas se pueden adaptar a los requerimientos de mi negocio de mi mercado y de mi entorno. Recordemos que los expertos en las metodologías o herramientas son solo eso, expertos en una metodología; los expertos en nuestro negocio somos nosotros mismos, si no lo somos entonces tenemos claro el primer paso a seguir……………………entender nuestro negocio.

 

-          Mucho menos es aplicar TODAS las herramientas y metodologías a nuestra operación esperando que al tener TODO implementado el sistema solito se controle y sea “a prueba de balas” – o de tontos, que son más mortíferos-; créanlo o no existen muchas empresas que pretenden lograr la excelencia operativa implementando todas y cada una de las metodologías, herramientas y sistemas existentes en el mercado. Esto solo crea confusión en la operación, un altísimo grado de complejidad y de los costos no hablamos.

Lo paradójico del caso es que este modelo se vende como si realmente fuera un valor agregado para el mercado y los clientes cuando en realidad solo son una serie de sobrecostos agregados, complejidad innecesaria disfrazada de eficiencia y buenos deseos.

 

-          Desarrollar un Plan Logístico no es simplemente colectar los planes de cada área o función en un solo documento y denominarlo como tal, la clave es la integración, la interacción y la interdependencia de cada área o función. En pocas palabras, el plan logístico no es simplemente el plan de producción como tampoco lo es solo el plan de distribución ni mucho menos el plan de ventas. El plan de logístico es la manera de como logro mis objetivos de negocio (utilidad, volumen de venta, flujo de efectivo) de acuerdo a las necesidades del mismo, de mi mercado y de mi entorno. Del plan logístico integral se generaran los planes específicos de cada área y  no al revés.

Un error muy común es el de tomar el plan de ventas –con su detalle por área, cliente, POV, etc- y asumir que ese es El PLAN y solo salir a producir, embarcar y distribuir de acuerdo a ese plan; el resultado es el esperado y el que muchas empresas enfrentan:

o   Altos inventarios

o   Mucho producto obsoleto

o   Alto nivel de faltantes o OOS

o   Altos costos de operación y distribución

o   Volumen de venta sin crecimiento o peor aún, con decremento

o   Bajo nivel de servicio a clientes.

 

-          Un Plan Logístico adecuado no es el solo plasmar las salidas –u outcomes- de mi proceso ideal y pretender que el mercado, los clientes y el entorno se adapten a este proceso ideal.

Ante todo el plan se debe de fundamentar en el proceso que realmente requiero, que flexibiliza mi capacidad, que se adapta a las situaciones del mercado y del entorno, y que realmente cumple con los requerimientos de mis clientes.

Un ejemplo; tal vez en mi proceso ideal debo de contar con un almacén 100% automatizado con una alta productividad de operación por persona, los más altos estándares de calidad, casi casi libre de errores y perfectamente “limpio”. Sin embargo estoy manejando papelería y el costo por unidad de esta operación simplemente me deja fuera de mercado y por lo consiguiente debo de encontrar ahorros fuertes en el transporte, consecuencia; todos mis embarques llegan tarde, con faltantes, a direcciones equivocadas, mal documentados y a veces hasta maltratados, pero eso sí, mi scorecard de almacén y manejo de pedidos luce excelente.

Ante todo, el plan debe de reflejar las salidas u outcomes de un proceso real y que se ajuste a las necesidades, ya con el tiempo y un proceso de mejora continua y enfocada podremos desarrollar un proceso que tienda a ser el ideal del negocio.

 

-          Finalmente, el error más común: tratar de copiar planes exitosos de otras compañías y esperar que todo se corrija como par arte de magia por el simple hecho de hacer un “copy and paste”.

Si bien el benchmarking es una de las practicas más adecuadas para la mejora continua este proceso nos pide analizar y estudiar el que, el cómo, cuándo y conque recursos cuenta el modelo a estudiar, que particularidades tiene, cuales son las circunstancias específicas alrededor del éxito de esa operación y cuál fue el camino seguido para llegar a ese punto; es decir todo un proceso de análisis que nos lleve a poder realizar una comparación con nuestra situación real y especifica.

Regresamos a lo fundamental, entender nuestra propia realidad, nuestras necesidades y nuestro entorno para que al realizar la comparación podamos determinar que componentes y acciones llevadas a cabo por nuestro modelo a seguir pueden ser replicadas en nuestra propia Organización.

No necesariamente lo que fue exitoso para una empresa será necesariamente adecuado para otra.

Regresamos al punto de partida, el plan será efectivo en la medida que este alineado a nuestros objetivos de negocio, a las necesidades de nuestro mercado y a las circunstancias y particularidades de nuestro entorno, énfasis en NUESTRO.

Las soluciones mágicas no existen, solo el trabajo constante, continuo y dedicado nos lleva a la mejor solución, para llegar a ella la formulita es la misma de siempre y lleva toda la vida en práctica: balance entre conocimiento y experiencia; entre creatividad e innovación y estandarización.
En resumen, suena fácil ero se requiere sapiencia, conocimiento, experiencia, paciencia, dedicación y empeño.