La Planeacion: Los Materiales

Tips para no ahogarse en materiales obsoletos.

Desde mi perspectiva, el elemento clave y aglutinador de todas las operaciones de la cadena de suministro es la Planeación.

Si logramos entender la esencia del proceso de planeación creo que estamos en la capacidad de entender todas las operaciones a través de las interconexiones de cada proceso, de sus entradas y sus salidas y de las desviaciones de los mismos.

En lo personal, esto me ha ayudado para, en su momento, entender operaciones en las que nunca había participado. Simplemente da una perspectiva diferente el conocer un proceso a través de sus entradas y sus salidas.

En el caso de la Planeacion de Materiales, mundialmente conocida como MRP, existen muchisima letra escrita desde las épocas de la revolución industrial, no es mi objetivo entrar en una discusión metodológica de cual es el proceso mas efectivo para una buena planeacion de materiales.

En primer lugar porque no existe, en segundo lugar porque no considero tener los conocimientos y conceptos teóricos de todas y cada una de metodologías y tendencias de MRP desarrollados a lo largo del desarrollo industrial en este planeta.

Lo que me gusta compartir son tips y consejos de que hacer y que no hacer para lograr una adecuada planeacion de los materiales sobre todo en función del proceso que lo precede: La Producción.

Como he comentado y que considero la base de el diseño de una buena cadena de suministro, lo mejor es adaptar y considerar las metodologías, conceptos y procesos que mejor cumplan y se adapten a nuestros objetivos de negocio, con esto en mente, tenemos el 50% del avance en el desarrollo de una buena planeacion de materiales.

Planear materiales es relativamente sencillo, tanto que en la realidad es bastante complicado. Esta es una tendencia humana, mas si somos ingenieros (o profesionistas, no importa el titulo), tendemos a complicar las cosas en nuestro afán de demostrar -principalmente a nosotros mismos- que somos capaces de manejar situaciones realmente complicadas. Entonces como primer punto, mantengamos nuestra planeacion de materiales lo mas simple y sencilla posible.

¿Como? Lo mejor es mantenerse enfocado a través de los objetivos de las entradas y salidas del sistema; es decir tenemos un banco de proveedores de diferentes tipos y cantidades de materiales que debemos de administrar a través de un inventario finito y con limitaciones para asegurara un buen servicio al proceso productivo, es decir, que la Planta no pare por falta de materiales, que estos siempre estén disponibles y accesibles y que siempre cumplan con las especificaciones definidas.

Mientras menos variables mezclemos en la planeacion de materiales, menos complejo sera nuestro proceso y podremos tener un mejor desempeño, esto no es fácil pero ser efectivo se trata de eso, de mantenerse.

Otro punto importante es el siguiente: La Planeacion de materiales no tiene como objetivo reducir el inventario o eliminarlo. Reducción o eliminación del inventario es directamente proporcional a la reducción o eliminación de la producción que es exactamente igual a la reducción o eliminación de ventas y por consecuencia, del negocio.

La optimización del inventario es la consecuencia directa de la operación del proceso adecuado que considera las capacidades y flexibilidad de los proveedores, y la capacidades y flexibilidades de nuestro propio proceso de conversión.

De acuerdo a TOC (Teoría de Restricciones), una restricción para que sea productiva debe de tener un buffer antes para evitar la escases (starving) y uno adelante para evitar el bloqueo (blocking), si consideramos al proceso de producción como la gran restricción de nuestro modelo de negocio, entonces el inventario de materiales juega un papel crucial en el desempeño de la restricción.

Tal vez en algunos extraordinarios casos - no se me viene a la mente alguno- en donde una empresa decida invertir en capacidad casi ilimitada para convertir materiales en PT, estaríamos hablando de que el buffer seria la misma capacidad productiva, en cualquier otro caso, nuestros materiales y la capacidad de preposición de los mismos, juegan este importante papel.

Tenemos que validar mediante controles estrictos, los usos de cada materiales en le proceso productivo, asimismo verificar que las especificaciones son factibles de cumplir por nuestros proveedores. Es indispensables que los surtidos y usos de materiales en cada orden de trabajo estén cargados al día en nuestro sistema, no podemos estar con rezagos, esto afecta directamente la disponibilidad de materiales y el servicio a la Planta. Un caso típico es el de tener una especificación de materiales con mayor holgura que la especificación intermedia de algún proceso, mientras esto este vigente, estaremos lidiando con rechazos de materiales en el proceso productivo, y lo peor, no tendremos armas para reclamar al proveedor porque el material viene dentro de las especificaciones solicitadas.

Debemos de asegurarnos de que las especificaciones de materiales son mas cerradas o al menos iguales que las especificaciones de proceso.

Para realizar una adecuada planeación de materiales y dar un buen servicio al procesos productivo es necesario conocer este proceso y sus capacidades. Bueno, pues es exactamente igual de importante el de conocer y entender el proceso productivo de nuestros principales materiales. Solo así podremos establecer una adecuada relación entre dos ciclos productivos diferentes pero ligados en la misma cadena, esto es, mi ciclo de producción y el ciclo de producción de mis principales materiales.

Muchas veces la fundamentación de un mal servicio y de paros constantes de Planta por falta de materiales, es el no darnos cuenta que la capacidad el proceso productivo de nuestro proveedor es menor que la de nuestro propio proceso, es decir, la restricción de"mi" proceso de producción es externa y esta localizada con uno de mis principales proveedores.

Debemos de aplicar el mismo modelo TOC pero ampliando mi cadena e incorporando el proceso de mi proveedor como parte integral de mi planeacion de materiales y de producción.

Finalmente, como todo proceso de planeacion, partimos de la base que el flujo de información es el día a día y la base conceptual de este; por lo tanto la ultima y mayor recomendación es validar que la información de entrada y de salida del proceso es la correcta, es la real y esta actualizada. La gran mayoría de los errores en la Planeacion se generan por información deficiente o tardía. Es importante desarrollar filtros y controles que nos aseguren que contamos con información actualizada y confiable, esto no lo resuelve por si solo un ERP, es necesario que durante el desarrollo de nuestro proceso validemos estas situaciones, recuerden: "Garbage in = Garbage Out".

No quisiera terminar sin antes remarcar que el gran aliado en este proceso es nuestro comprador, en la medida que fomentemos la labor de equipo los resultados se darán de forma satisfactoria, pretender entrar en una lucha de poder para demostrar quien tiene el control de proveedor es un suicidio, el resultado sera desfavorable para todos.

Nos vemos................................

Enlaces.
Funcionalidades MRP
Desarrollo del MRP
Conceptos MRP

La Tentacion de la Tercerizacion

El canto de las sirenas.

Es muy común escuchar comentarios como "Tendríamos mejores costos si operáramos a través de un tercero" o "Los operadores logísticos nos dan mejores costos y servicio" también sentencias como: "El que no esta en tercerizando esta fuera del mercado -o moda-" y una peor "La única manera de sacar esto adelante es enviando la operación con un tercero"

Sin el proceso adecuado, esto puede ser el ultimo clavo en el ataúd de cualquier empresa en problemas con su cadena de suministro.

De entrada, la operación tercerizada es una excelente opción pero se deben de analizar las circunstancias bajo las que se realizara, el solo hecho de pasar la papa caliente a otra entidad para que la resuelva nos puede costar mucho mas caro que lo que tenemos actualmente, o menos eficiente.

El único experto en nuestro negocio, somos nosotros mismos, las empresas logísticas dedicadas a proveer este tipo de operaciones son expertas en almacenaje, distribución, logística y transporte, solo eso.

Como comentaba anteriormente, una cadena de suministro exitosa es aquella que mejor cumple las necesidades, de negocio. ¿Cual negocio?..................pues el nuestro.

De esta forma, si la cadena no esta entregando los resultados de negocio esperados, el primer y muy importante paso es el de determinar porque estamos enfrentando esta situación.

Como lo he mencionado, lo mas importante esta en obtener información relevante acerca de los procesos, las métricas y controles actuales, establecer un modelo ideal y de ahí comparar con nuestra realidad para determinar las desviaciones que nos están llevando a obtener los resultados actuales.

Por el simple hecho de realizar esta actividad logramos tener un mejor entendimiento de nuestra cadena, de aprender mas de nuestro negocio y realmente estar en control del mismo y de la cadena. En muchos casos me he dado cuenta que con esto es mas que suficiente para llegar a los objetivos deseados sin necesidad de tercerizar la operación, con el simple hecho de llevar la ésta a sus condiciones ideales es mas que suficiente, esta situación se valida haciendo la similitud con TPM (Total Productive Maintenance) tanto en la Fase 1 (Pasos 1 a 3) como en la metodología de Mejora Enfocada; con el simple hecho de tener una operación libre de errores con estándares y controles, esta comienza a entregar los resultados para los que fue diseñada.

No podemos concebir delegar una operación a un tercero si esta no esta bajo control y realmente entrega loo objetivos de negocio esperados, el operador logístico no va a tener mas y mejor conocimiento de nuestro negocio que nosotros mismos, es mas, por estrategia, el operador logístico no debe de tener mas conocimiento de nuestro negocio que nosotros.

Otro error común es el de pretender tercerizar el control de la operación, la experiencia me ha demostrado que es el peor error que podemos cometer. Podemos tercerizar toda la parte operativa que queramos, hasta el proceso productivo total como una Planta, pero nunca debemos de ceder el control de la misma, este debe estar subordinado y perteneciendo al "core business".

Un operador logístico adecuado, con la operación definida correctamente es un gran aliado en nuestra estrategia de negocio, podemos obtener muchas ventajas en términos de flexibilidad, rapidez y muy baja inversión, sin embargo para llegar a eso debemos de hacer nuestra tarea.

Como responsables de la cadena, debemos definir las necesidades de la misma, evaluar los costos, analizar el mercado, definir los parámetros de control y sus holguras, etc, etc.

Si ya contamos con una operación, primero tenemos que optimizarla y adelgazarla a lo máximo permitido sin poner en riesgo los objetivos de negocio. Si después de este ejercicio, el resultado es que la mejor opción es tercerizar, adelante con todo la energía para poder determinar cual es la mejor opción para tercerizar. A veces la mejor opción es una mezcla de varios operadores.

Existen muchos y muy variados operadores logísticas, los hay desde los gigantes completamente integrados en todas sus operaciones, que ofrecen "soluciones integrales" que pueden funcionar muy bien.............................si se tiene el tamaño adecuado; hasta las pequeñas empresas poco integradas pero muy flexibles. Lo mas importante es hacer la pregunta correcta, recordemos que en esta fase volvemos a los principios de diseño y lo mas importante es establecer la pregunta correcta es decir:

¿ Que necesito? vs. ¿Que quiero? -o peor aun ¿Que me gustaría? No requiramos aquellos que no necesitamos, esto cuesta y ahora cuesta mas, no nos dejemos llevar por el canto de las sirenas de tener todo por el mismo precio, al final del día, como dicen nuestros primos del otro lado; No existen las comidas gratis, algún día y de alguna manera vamos a pagar la factura.

A varios no les va a parecer mi siguiente par de comentarios pero la experiencia me ha demostrado que son muy validos.

• Los operadores logísticos basan sus ofertas de servicio en su ADN, es decir, de donde nacieron y comenzaron. Un gran operador de mensajería va a fundamentar sus soluciones en la rapidez y flexibilidad de sus proceso actual. Un antiguo forwarder va a ofrecer "soluciones" alrededor de su experiencia en este campo. Un líder en transporte y distribución nos mostrara las bondades de su desarrollo en este campo y como a través de ellos nuestro negocio florecerá y crecerá como por arte de magia.
• La gran mayoría de nuestros contactos son expertos en........................................Ventas, no en la operación. Al final del día es un negocio y requieren vender "sus" soluciones nos las nuestras. Si no estamos preparados podemos caer en la trampa de comprar y establecer una solución excelente y ejemplar que satisface las necesidades de negocio pero que nos matara en el mediano y largo plazo.

No confundamos la gimnasia con la magnesia otra vez. La tercerizacion es una excelente opción y existen operadores logísticos de primer nivel que nos podrán desarrollar las soluciones adecuadas si y solo si, nosotros como dueños y responsables de la cadena; estamos en perfecto conocimiento y control de lo que necesitamos y podemos desechar los que es bonito y novedoso pero que no requerimos.

Siempre debemos de estar en control de nuestra operación para tener medidas de control adecuadas a nuestro negocio y orientadas a nuestros clientes. De nada nos sirve que el almacén del tercero tenga un 99.99% de IRA si estamos llegando tarde o incompleto a nuestros clientes. De nada sirve tener un 99% de nivel de entrega a clientes si los productos llegan desfasados. No nos ayuda que el contenedor llegue mas temprano y mas barato si no trae lo que el mercado necesita.

En resumen, la tercerizacion, -como todas las herramientas de SCM- es una excelente opción si la sabemos utilizar. La tercerizacion por si sola no resuelve nada, por el contrario, incrementa los problemas -y los costos-. Ningún operador logístico va a aceptar que fue un error interno tomar una operación fuera de control, e el mejor de los casos la pondrá al día dentro de "sus controles" y sus parámetros y cobrara por esto una buena cantidad. Esto no garantiza que estos parámetros realmente satisfacen las necesidades de nuestro negocio.

la mejor recomendación es seguir los fundamentos de TPM; llevemos nuestra operación a las condiciones iniciales, libre de errores y de defectos y después evaluemos las opciones que tenemos, antes no.

Saludos a todos, sobre todo a mis amigos en los operadores logísticos.

Hasta la próxima.

Enlaces
Lo Practico de la Tercerizacion
Tercerizacion de Procesos Logisticos
3 PL Overview

El Dilema del Inventario: La Trilogia

Parte 3: JIT ¿Realidad o Ficción?

Como ya he mencionado con anterioridad, desde el punto de vista físico y en la dimensión en la que vivimos dos cosas son ciertas: a). No existe la teletransportacion; b). No existe la generación espontánea.

Por consiguiente desde el punto de vista lógico no es factible poder operar una cadena de suministro sin inventario, pretender generar los materiales y/o PT's requeridos de forma inmediata a cuando son solicitados y transportarlos de forma inmediata desde el lugar donde son producidos o almacenados es una locura.

Igualmente pretender tener una proceso de planeación perfecto -mas bien adivinación- y siempre llegar con producto en el momento exacto en el que se requiere, es pretender jugar a ser Dios.

Así que todo aquel que crea que la metodología JIT es físicamente viable y pretenda establecer un modelo de gestión basado en estos supuestos esta fuera de la realidad. Desafortunadamente existen entes que así lo creen.............................y así les va¡.

El concepto JIT es un concepto aplicable y desarrollable en el mundo virtual, es muy poderoso y a su vez es una herramienta mas para el diseño y operación de la cadena.

Se debe de entender de forma correcta el concepto y sus fundamentos, ya que estos son los que nos pueden ayudar en nuestra eterna búsqueda del inventario perfecto (!Una real quimera¡).

Pensar que las armadoras de automoviles cuentan con inventarios JIT porque su proceso es perfecto es un mito como el del Santo Grial. Es muy cierto que contablemente están casi en "0" inventarios y que físicamente solo cuentan con unas cuantas horas de suministro, sin embargo tendríamos que revisar todas las plantas de subensambles y almacenamiento alrededor de la armadora, ahí vamos a encontrar los inventarios que nos hacían falta para que la cadena funcione.

Como decía, el concepto JIT es muy efectivo si podemos establecer algunas condiciones de inicio -como las armadoras de autos-, es decir, grandes volúmenes de producción, alto volumen de compra, espacio suficiente para poder manejarnos en este concepto. Si por el contrario, somos una empresa en crecimiento, con poco volumen, muy pulverizado en muchos materiales, con limitado flujo costos que nos impiden sacrificar precio y margen, entonces el JIT no es para nosotros por mas que algunos teóricos nos digan que es la solución a nuestros problemas de inventario. O, ¿Que va a pasar cuando nuestro proveedor de nuestro material mas importante nos diga que va a tener un paro técnico y que nuestro requerimiento de los próximos tres meses lo tendrá listo en un par de días y que requiere que lo recibamos de inmediato, a reserva de no tenerlo disponible para el siguiente mes? Pues adiós tu JIT.

Mi recomendación es siempre trabajar con el concepto y sus fundamentos en mente para poder definir y detectar cuando podemos realmente aplicar algo de la metodología en beneficio de nuestra operación y optimizar nuestro inventario, eso es muy valido y factible. El principio es el que cuenta, y esta metodología es la mejor que puedo recomendar para hacerle frente a las directrices como "Hay que bajar el inventario a como de lugar" o "Necesitamos un plan de reducción para los proximos 3 años" es decir, hasta que ya no tenga inventario -ni negocio-.

La metodología JIT antepone sobre todo, la disponibilidad en todo momento de materiales y PT's, ese es el objetivo primordial, no dice, estrangulalos y matalos para que ya no pidan, ahí si tendríamos inventario "cero".

Utilizando JIT en adición a las herramientas de análisis, podemos encontrar el justo medio de nuestro nivel de inventario. Recuerden que mientras no se desarrolle la teletransportacion y la generación espontánea no existen ineventarios "cero" reales.

En el desarrollo de estas estrategias siempre debemos de contar con un aliado interno primordial que realmente nos ayudara a detectar y definir cuando y como podemos aterrizar algún concepto o porción de la metodología JIT, esta área -mas bien aliado, diría yo- es el área de compras estratégicas.

Un buen análisis de la industria, un muy buen análisis de los proveedores potenciales y sobre todo, una muy buena definición de los procesos operativos de planeacion, pedido y administración de materiales; nos ayudara a poder tener beneficios adicionales para la empresa en cuanto a la optimización del inventario.

En la medida de lo posible debemos de tratar de integrar volúmenes, reducir lo mas posible el numero de proveedores, trabajar en conjunto con ellos para el desarrollo mutuo de estándares y controles, mejorar nuestro proceso de planeacion de producción -y de forma obvia el de demanda- para hacerlo mas asertivo y confiable. Esto nos ayudara a poder establecer políticas de JIT en la administración de materiales. para el caso de PT's es un poco mas complicado, y mas si partimos de suministro de una Planta productiva propia; sin embargo puede llegar a ser implementado algún principio o concepto.

En conclusión, no debemos de confundir la gimnasia con la magnesia. El JIT es una super herramienta pero debemos de saber cuando y como utilizarla, de lo contrario es como tratar de desatornillar una puerta a martillazos.

Y, como siempre lo manifestado, el uso de esta metodología mas TOC mas Lean entre otras, nos ayuda a diseñar y operar una cadena mas efectiva. Al final del día, la mezcla y sus resultados es lo importante.

Hasta la próxima.

Enlaces.

JIT
Teoria JIT