La importancia del Almacenamiento II

Respondiendo a algunos comentarios al respecto de la importancia de esta función dentro de la cadena pasaremos a realizar una discusión más a detalle de esta importantísima y hasta hace muy poco menospreciada función dentro de la cadena de suministro.

De acuerdo a las leyes físicas vigentes en nuestro planeta, una cadena es tan fuerte como su eslabón más débil, por esta razón debemos de mantener dentro del diseño y operación de nuestra cadena de suministro un adecuado balance y robustez en todos y cada uno de los procesos, funciones y componentes, solo así podemos asegurar una cadena robusta y a la vez flexible y adaptable.

De nada nos sirve tener un extraordinario proceso productivo o un sofisticado proceso de planeación y distribución si, como sucede en muchos casos que yo conozco, el proceso de almacenamiento deja mucho que desear. Simplemente no seremos capaces de llegar a los niveles de servicio que nuestro mercado target y nuestros clientes y consumidores requieren.

 

En los últimos años y gracias al desarrollo del concepto de cadena integrada y de realmente redefinir lo que añadir valor para nuestros clientes y consumidores significa, tenemos que esta función ha cobrado especial importancia al grado de que los grandes centros de distribución (CEDIS) tienen igual o mayor importancia que una planta productiva y su infraestructura es la base sobre la cual se construyen las estrategias para ganar en un determinado mercado desde el punto de vista operativo.

Esto ha cambiado forzado a las empresas a redefinir sus planes de juego y  a tratar de ser más competitivas mediante el desarrollo de la función de almacenamiento la cual se ha redefinido a su ve y ya no es solo guardar cosas en un almacén, es ahora, contar con un proceso que nos permita atender los requerimientos de nuestros clientes de una forma rápida, eficiente y flexible o en otras palabras………………..ganar en el mercado.

Para que nuestro proceso de distribución sea eficiente y exitoso depende de que nuestro proceso de almacenamiento y manejo de pedidos (picking y packing) sea exactamente igual de eficiente y exitoso de otra forma se convierte en la restricción de toda la cadena.

 

En nuestro mundo actual que se deja llevar muchas veces por modas y por la aplicación generalizada e indiscriminada de metodologías y herramientas que “pueden ser la solución”, hemos dejado de ver y conceptualizar y entender el proceso de almacenamiento y manejo de materiales y productos con la sencillez y simplicidad que como concepto realmente tiene.

Se han pretendido generalizar soluciones de aplicación universal que casi casi resuelven todo, principalmente el manejo de nuestros productos y el satanizado concepto asociado al almacenamiento…………………..El Inventario.

Desde mi perspectiva, no, las cosas no funcionan así. El proceso de almacenamiento y manejo de los materiales y productos dentro de nuestra cadena de suministro –o de valor como muchos prefieren llamar- se debe de conceptualizar partiendo de sus fundamentaciones, y estas parten de principios y leyes físicas universales, es decir, la materia no se crea ni se destruye, solo se transforma –o en términos de cadena de suministro, se transporta- y que dos objetos no pueden ocupar el mismo lugar en el espacio al mismo tiempo.

 

Mientras no se haga realidad la tele-transportación como en viaje a las estrellas, debemos de considerar nuestro proceso de almacenaje y manejo de materiales y productos, como la base para hacer nuestra distribución de forma eficiente, flexible y competitiva.

Por esta razón es que debemos de considerar nuestro almacén o centro de distribución como una fábrica pues es en sí mismo un proceso de transformación de productos almacenados de forma arbitraria y bajo condiciones circunstanciales en un arreglo adecuado de productos listos para embarcar a nuestros clientes.

Si logramos mantener este concepto en nuestra mente en lugar de considerarlo como un simple almacén nos podremos dar cuenta que las posibilidades son infinitas y que la sencillez de las tareas nos complica establecimiento eficiente de herramientas y metodologías adecuadas para desarrollar una operación de clase mundial.

 

En un CEDIS aplican exactamente las mismas reglas y restricciones que en una planta productiva,  se requiere de personal altamente calificado en las herramientas, los procesos y en el entendimiento del negocio que estamos atendiendo. De otra forma no pasaremos de ser unos simples “almacenistas” y nuestra gran aportación a la cadena de valor será la de solo “almacenar cosas”.

Se ha pretendido en los últimos tiempos desarrollar soluciones eficientes de almacenamiento y manejo de productos solo a partir de la implementación de metodologías o herramientas que se aplican como receta de cocina.

Mas aun, con el boom de los operadores logísticos, la tercerización y los conceptos 3PL y 4PL, se nos ha pretendido vender que los expertos en almacenamiento y distribución tienen “la solución” que funciona para todo y con todo; tremendo error, el almacenamiento como parte de la cadena de suministro específica para nuestro negocio y nuestra empresa debe de seguir subordinado a las necesidades de nuestro mercado (clientes, consumidores, competencia) y este conocimiento solo lo podemos tener nosotros.

No estoy diciendo con esto que no debemos de tercerizar nuestra operación nunca, no, lo que estoy diciendo es que debemos de entender y definir que tareas no agregan valor o en cuales no soy lo eficiente que debo de ser y que alguien con más experiencia o infraestructura puede realizar y generar valor adicional para mi cadena.

Esto solo se logra entendiendo perfectamente las necesidades de mi negocio, mis capacidades y fortalezas así como mis áreas de oportunidad y mis debilidades.

 

No se pude pretender desarrollar una solución adecuada a partir solo de la aplicación de herramientas o metodologías, si conceptualizamos el CEDIS como una entidad de transformación o una fabrica debemos de entender que los procesos eficientes son consecuencia de tres factores básicos inherente a cualquier proceso productivo: gente, maquina (o infraestructura) y método (metodologías y herramientas).

Asi pues tenemos que; no solo debemos de contar con metodologías y herramientas que nos ayuden a clarificar la simplicidad y sencillez de las tareas de almacenamiento y manejo de productos, también debemos de contar con la infraestructura y equipos adecuados y necesarios; y finalmente, con la gente con las habilidades, conocimientos y competencias adecuadas a las necesidades de la operación.

 

Por el solo hecho de tratar de implementar 5’s en un almacén este no va a ser altamente eficiente, flexible y competitivo, tal vez va a estar más limpio y más ordenado pero no de la forma correcta, o dicho de otra forma, va a ser un desorden perfectamente ordenado.

Tampoco voy a tener una operación eficiente por el simple hecho solo de contar con montacargas nuevos y en exceso ni por estar en una nave más grande que la que realmente requiero o por tener sistemas de rack de última generación a lo largo y ancho de mi nave de almacenamiento.

Mucho menos voy a ser eficiente por el simple hecho de implementar un WMS de última generación con radiofrecuencia (RFID) y a tiempo real.

No, como lo he venido sosteniendo, la eficiencia, flexibilidad y competitividad me la va a dar el entendimiento que tengo de las necesidades de mi negocio y como se plasman en el diseño de mi operación y como adecuo y aterrizo los tres componentes básicos de mi proceso –hombre, máquina y método- para desarrollar la solución adecuada y necesaria.

 

Lo que me ha resultado efectivo al rediseñar  el proceso de almacenamiento en diferentes compañías en las que he colaborado se resume en los siguientes consejos:

 

1.       Utilizar enfoque de Fábrica.

Por muy sencillas que nos puedan parecer las tareas realizadas en el proceso de almacenamiento y manejo de materiales y productos, debemos de enfocarnos en el cómo se realizan y de qué forma podemos ser más eficientes y efectivos, el gran reto es la repetitibilidad de las tareas y de qué forma podemos asegurar ser eficientes en al menos el 99.99% de ellas, el foco está en el volumen de operaciones, debemos de utilizar conceptos de tiempos y movimientos para optimizar cada uno de ellos y facilitar el trabajo de cada operario.

Otro tema importante a incluir es la confiabilidad y certeza de las tareas, ubicar y mover materiales de una ubicación a otra requiere de ser siempre efectivos en cargar la información en nuestro sistema de soporte, esta es una tarea fundamental y debemos de fundamentarla en proceso y métricas de control adecuados.

Finalmente debemos de considerar el arreglo del almacén y la forma en que ubicamos y accedamos a cada producto y material. Un arreglo lógico y ordenado nos permitirá ser más rápidos y flexibles, tener orden pero sin un flujo lógico solo nos permitirá tener un almacén limpio y ordenado pero poco eficiente.

Todo esto se resume en diagramas de proceso y controles de operación, igual que en una planta productiva (manufacturera).

 

2.       El personal y las multihabilidades.

Una gran pesadilla para los que operan un CEDIS es la poca uniformidad de los requerimientos, a diferencia de una línea de producción que esta balanceada y en la cual normalmente se programa a lo largo del mes y cada integrante de la cuadrilla tiene una tarea específica asignada; en un almacén los requerimientos son muy cambiantes dentro del mismo ciclo de operación mensual, comienza con una gran demanda de recepción y acomodo de materiales y productos y –como pésima practica de negocio- termina en los últimos cinco días del mes con una demanda extraordinaria por preparar y embarcar pedidos del cliente, sobre todo las últimas 8 horas del ultimo día pues se tiene que llegar al objetivo mensual de venta.

Esto solo se puede lograr teniendo operadores multi-habilidades, es decir personal que de igual forma opera un montacargas que realiza el proceso de picking manual o que hace conteos certeros y/o carga datos en el sistema.

Esto conlleva el tener un sistema de recompensa acorde a esta necesidad, es decir, tenemos que salir del esquema tradicional de pagar lo menos –o más barato- porque al fin y al cabo operar un almacén, contar productos y mover cajas es algo que “cualquiera puede hacer”.

Una vez que logramos las multi-habilidades en nuestro personal utilizamos el concepto “flow to work” y asignamos el personal de acuerdo a la carga de trabajo que el negocio demanda, es decir, si a inicios de mes mi carga de recepción de materiales es significativamente alta, tendré al 70 u 80% de mi plantilla haciendo labores de recepción acomodo y ubicación en sistema de productos y materiales. Por el contrario a fin de mes tendré al 100 % del personal en tareas de procesamiento y surtido de pedidos para clientes.

 

3.       Estándares de operación y métricas de control.

Es de capital importancia contar con estándares de operación claramente definidos y cuantificados en base a los criterios antes señalados como tiempos  y movimientos, flujos lógicos, arreglos óptimos, etc,. De esta forma podemos definir un estándar por cada operación y una cantidad de tiempo específica para cada operación; de esta forma al determinar los requerimientos de personas/tiempo en base al volumen requerido podemos estar en control de qué capacidad podemos manejar y no sobre comprometer resultados a lo largo del mes. Huelga decir que el estricto cumplimiento de estos estándares le da certeza a la organización y es la piedra angular para poder hacer la planificación correcta de la operación a lo largo del mes.

Estos estándares deben de ser revisados periódicamente y ajustados en consecuencia, dejar un estándar por años y años es solo un signo de poca importancia para nuestra operación, insisto, la certeza es lo que da confiabilidad a la operación.

Finalmente los estándares deben de transformarse en métricas de control para los operarios a través de un scorecard, cada operario o integrante de las cuadrillas debe de tener perfecto conocimiento de que debe de hacer, como lo debe de hacer y que se espera de él/ella (es decir cuánto por hora/día/semana/mes)

 

4.       Confiabilidad en la información.

No sirve de absolutamente nada tener los estándares, arreglos, diagramas, sistemas, etc, etc si nuestro proceso no es confiable, es así de sencillo, cada vez que lo requiera seré capaz de siempre ser confiable en decir cuánto tengo y donde lo tengo y además en la mejor ubicación para acceder a él.

Esta tarea es el día a día de arreglo y acomodo de almacén y afecta directamente al resto del desempeño de la operación, entonces se debe de manejar sistemáticamente el arreglo y la entrada y salida de información en el sistema de respaldo (WMS).

Esto que suena lógico y aparentemente fácil se logra solo siendo disciplinados en el día a día de nuestra operación, algo que si no incluimos en nuestros estándares de operación se pude perder de forma rápida y fácil, la corrección lleva semanas de re-trabajo y muchos dolores de cabeza.

 

5.       Equipos auto dirigidos

Es el logro último de un equipo de trabajo en un almacén, lograr tener una operación eficiente, efectiva y sin supervisión es todo un reto pero se puede lograr. Al igual que en una planta productiva los lineamientos de TPM o Lean se pueden aplicar, combinarlos con un sistema de recompensa adecuado y con procesos de trabajo de alto desempeño.

No es fácil pero la experiencia me ha demostrado que es lograble y cuando esto sucede, al igual que en una planta de producción, los resultados son increíbles.

 

Como pueden ver, un almacén en esencia es una planta productiva y aplican exactamente los mismos principios y metodologías, es cuestión de tomar un enfoque diferente.

Como comentaba, pretender tener una operación eficiente nada más por implementar 5 S’s solo nos guiara a un almacén más o menos limpio y ordenado, solo eso.

Si queremos tener una real operación de clase mundial, cambiemos el paradigma y apliquemos todos los elementos necesarios para desarrollar un proceso productivo muy importante para nuestra cadena de suministro y que este deje de ser tradicionalmente el “eslabón mas débil”.