Planeación Integral para PyME’s

Los secretos y ventajas de la planeación integrada del negocio.

 

Mucho se habla del concepto S&OP (Sales and Operation Planing) ahora evolucionado a IBP (Integrated Business Planing), normalmente se tiene la percepción de un metodología muy complicada y que para su implementación cuenta con prerrequisitos muy complejos y elevados como sistemas integrados, procesos y metodologías perfectamente establecidas, certificaciones y demás lindezas.

En el mundo ideal estaría yo de acuerdo en que los prerrequisitos serian algo con lo que se debiera contar de antemano, así mi trabajo como implementador sería bastante más sencillo. Sin embargo el mundo real es mucho muy diferente.

 

Por principio de cuentas creo que es un error considerar esta metodología solo como un set de procesos, utilerías y/o recetas de cocina. S&OP o IBP es básicamente un concepto y el éxito de la implementación y posterior operación exitosa depende básicamente del entendimiento de este concepto, de su aplicación y de crear un cambio de paradigma dentro de la Organización que los lleve a una visión integrada de cómo planear y ejecutar los planes estratégicos del negocio, es decir las ventas, la capacidad, el mercadeo, las finanzas.

 

Sigo sosteniendo que las Organizaciones son como las personas, por lo que para crear un cambio de paradigma es mucho más fácil implementarlo cuando la Organización es joven, no es tan compleja y está más abierta a adaptarse y a aceptar los cambios necesarios.

En Organizaciones más maduras y más grandes es mucho más difícil crear el cambio de paradigma por lo que se requiere más tiempo y más energía para realmente lograr el cambio.

Por lo que considero que la implementación de este tipo de conceptos en las etapas tempranas de la Organización son mas susceptibles de ser exitosas, de tomar menor tiempo en la implementación y los mas importante de todo: Le dan mucho mas viabilidad y potencial de éxito y crecimiento al negocio.

 

Pero ¿Cómo empezar y asegurar una implementación exitosa?

Algunos tips y recomendaciones que se deben de cumplir y que hacer y qué no hacer para llegar a buen puerto.

 

Recomendaciones.

·         Mantenga el foco y no se desoriente, la prioridad es y sigue siendo la viabilidad del negocio, eso es lo importante, mientras ese objetivo se mantenga, el paradigma alrededor del cual construir el concepto de planeación integral será el correcto. De lo contrario se perderá en la implementación por sí misma y el S&OP implementado, big, big mistake.

·         No de las cosas por sentadas, investigue, cuestione y analice, si usted y su Organización no logran entender y conceptualizar las actividades y procesos de su negocio, entonces ¿Quién lo hará?

·         Mantenga la mente abierta, no necesariamente lo complicado y complejo es lo más efectivo, las mejores soluciones son las más simples y las mas practicas aun en empresa gigantes y consolidadas. Recuerde que esta fundamentando las bases operacionales de su negocio, no querrá sufrir de extrema complejidad en el futuro.

·         Si ya se decidió, persevere y termine el ciclo, los beneficios se comienzan a ver cuando se cierra la primera iteración, no deje las cosas a medias.

·         Si tiene dudas no lo haga, la duda y la inconsistencia generada es el peor enemigo del cambio de paradigma.

 

Que NO Hacer.

·         No sobrestime a la metodología, por sí sola no va a dar los resultados, se requiere de mucha perseverancia y convencimiento para lograr el cambio de paradigma. Quien le venda la idea de que con una receta de cocina y un check list esta todo implementado estaba absolutamente equivocado.

·         No lo haga solo, este cambio de paradigma requiere de ayuda externa, existen profesionales calificados en el mercado que realmente le ayudaran y lo llevaran hacia una implementación exitosa. Sin embrago debe de ser cauteloso, también existen muchos charlatanes que con dos o tres certificaciones y diplomas que pretenden ser expertos en el tema, el cambio de paradigma requiere de mucha experiencia. Verifique los logros y resultados obtenidos por su consultor externo.

·         No se genere expectativas falsas, implementar S&OP o IBP no conlleva a sistemas complejos y caros, procesos rebuscados y un staff enorme para hacerlo, normalmente con el equipo que cuenta será más que suficiente y si hace las cosas correctas será muy efectivo.

·         No subestime los avances, al final del día terminara haciendo más del 80% de las cosas que ya venía haciendo, no espere grandes cambios en los procesos, los cambios y adaptaciones pequeñas y sutiles son las que van a hacer la gran diferencia. Sea paciente y perseverante.

·         No pretenda saber y hacer todo, la planeación integral del negocio conlleva una serie de retos riesgos y objetivos que se deben de compartir en un equipo de trabajo, aun cuando la Organización sea pequeña, las funciones se deben de delimitar perfectamente en preparación al crecimiento futuro. Es buen tiempo para detectar y en su caso, contratar el talento para desarrollar y asegurar el crecimiento y consolidación.

·         Por último, si no está convencido, no lo haga, de la voluntad y convencimiento depende el 99% de el éxito del concepto. No se va a acabar la empresa si no se implementa este cambio de paradigma. Este concepto sirve para una mejora sustancial en el corto, mediano y largo plazo que potencia a la Organización para el logro de objetivos agresivos de forma más eficiente y más rápida.

 

Tips rápidos.

·         Haga un mapa mental de las actividades estratégicas y prioritarias de su planeación del negocio, es la base de todo y en la medida que usted las entienda podrá hacérselas entender a los demás. Después póngalo por escrito

·         El cambio de paradigma esta básicamente en el cambio de concepto de dar en lugar de pedir. Normalmente las funciones de una empres y la dirección general asisten a las reuniones o sesiones de planeación y/o seguimiento, con la mentalidad de ver que obtienen de la reunión. S&OP básicamente se refiere a que va a aportar cada area y cada integrante a esa reunión y a ese proceso. Es muy sutil pero hace una gran diferencia. Analícelo.

·         Valide la información, muchas de las fallas en la planeación provienen de una base de información poco confiable, asegúrese de que todos llevan y comparten información validada. Maquillar números para hacerlos ver “mejor” no vale la pena. Los números deben de ser compartidos y validados por todos, no se vale que cada quien lleve sus propios análisis, de lo contrario solo se generara una guerra de información en la que el mejor manipule los datos es el que tendrá la razón y el negocio seguirá perdiendo.

·         Muy, muy, muy importante, el proceso y las reuniones son para buscar soluciones, no culpables. Si durante este proceso el resultado se centra en buscar a los responsables de los errores y castigarlos el proceso se desvirtúa y la información comienza a manejarse para no demostrar lo que está mal. Es importante siempre estar enfocado a la búsqueda de soluciones en conjunto con la aportación de todos los integrantes. El mundo real no es perfecto y los cambios en el mercado generan desviaciones en nuestro plan original, no busquemos a quien cargarle la culpa –es lo más fácil y siempre vamos a encontrar alguna persona- sino como adaptarnos a las nuevas circunstancias y cómo podemos utilizar las capacidades de la Organización para darle la vuelta a las cosas.

·         No exijamos lo que no somos capaces de hacer, planteamientos como “tienes 24 hrs para darme una solución o sufrirás las consecuencias” no son nada productivos ni enriquecen el proceso, tal vez la solución es más simple si todos participan en ella.

 

La Trampa del Compromiso con mi Cliente

 

No se comprometa a hacer lo que no tiene capacidad de cumplir. Este es un error muy común y conlleva en sí mismo una trampa y caer en un círculo perverso.

Cuando estamos iniciando la empresa y contamos con pocos clientes, estamos deseosos por demostrar nuestro compromiso y en ser un socio de negocio de mis clientes, es entonces cuando comenzamos a tomar riesgos y a hacer compromisos que a la larga nos llevan al fracaso.

No debemos de comprometer mas allá de lo que tengamos capacidad confiable de hacer cumpliendo los estándares de costo, calidad y seguridad. Un proveedor confiables es aquel que siempre cumple lo que promete y que además sigue cumpliendo con la rentabilidad establecida.

Un gran error de las empresas nacientes es la de pretender quedar bien con su cliente y decir a todo que si y aceptar todo los requerimientos aun a sabiendas de la falta de capacidad de conversión.

 

La trampa consiste en pensar que si le digo a lago que no a mi cliente, este saldrá en automático a buscar otro proveedor para eliminarme a mí. Esto no sucede así, un proveedor confiable es aquel que puede hacer uso correcto de su capacidad, maximizarla y ofrecerla a su cliente bajo las bases de costo calidad y seguridad. Recordemos que una relación de negocios debe de ser gan-gana, en el momento que alguien pierde ya nos es una relación de negocios correcta y exitosa.

Sobre-comprometerse con el cliente solo genera problemas y fallas en el futuro y pone en serio riesgo la relación de negocios y la viabilidad de la empresa.

 

S&OP es la herramienta que nos ayuda a minimizar este riesgo y nos ayuda a salir de la trampa, nos da las herramientas para demostrar de una forma clara, eficaz y rotunda porque no podemos ni debemos comprometer objetivos que no estamos listos para afrontar, cuando esto se logra nuestro cliente comienza a vernos como una real opción de largo plazo, un proveedor confiable y exitoso con el que pude contar aun y cuando el mismo tenga una falla en su planeación.

 

Finalmente, considero que la implementación de este concepto en las etapas tempranas de formación de la empresa es de gran ayuda para cimentar las bases correctas de crecimiento, darle claridad y certeza al modelo de negocio, y en casos extremos; hacer el cambio y adecuación del mismo modelo hacia objetivos y estrategias más viables.

 

 

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