Los
secretos y ventajas de la planeación integrada del negocio.
Mucho se
habla del concepto S&OP (Sales and Operation Planing) ahora evolucionado a IBP
(Integrated Business Planing), normalmente se tiene la percepción de un metodología
muy complicada y que para su implementación cuenta con prerrequisitos muy
complejos y elevados como sistemas integrados, procesos y metodologías perfectamente
establecidas, certificaciones y demás lindezas.
En el
mundo ideal estaría yo de acuerdo en que los prerrequisitos serian algo con lo
que se debiera contar de antemano, así mi trabajo como implementador sería
bastante más sencillo. Sin embargo el mundo real es mucho muy diferente.
Por
principio de cuentas creo que es un error considerar esta metodología solo como
un set de procesos, utilerías y/o recetas de cocina. S&OP o IBP es básicamente
un concepto y el éxito de la implementación y posterior operación exitosa
depende básicamente del entendimiento de este concepto, de su aplicación y de
crear un cambio de paradigma dentro de la Organización que los lleve a una visión
integrada de cómo planear y ejecutar los planes estratégicos del negocio, es
decir las ventas, la capacidad, el mercadeo, las finanzas.
Sigo
sosteniendo que las Organizaciones son como las personas, por lo que para crear
un cambio de paradigma es mucho más fácil implementarlo cuando la Organización es
joven, no es tan compleja y está más abierta a adaptarse y a aceptar los
cambios necesarios.
En
Organizaciones más maduras y más grandes es mucho más difícil crear el cambio
de paradigma por lo que se requiere más tiempo y más energía para realmente
lograr el cambio.
Por lo
que considero que la implementación de este tipo de conceptos en las etapas
tempranas de la Organización son mas susceptibles de ser exitosas, de tomar
menor tiempo en la implementación y los mas importante de todo: Le dan mucho
mas viabilidad y potencial de éxito y crecimiento al negocio.
Pero ¿Cómo
empezar y asegurar una implementación exitosa?
Algunos
tips y recomendaciones que se deben de cumplir y que hacer y qué no hacer para
llegar a buen puerto.
Recomendaciones.
·
Mantenga
el foco y no se desoriente, la prioridad es y sigue siendo la viabilidad del
negocio, eso es lo importante, mientras ese objetivo se mantenga, el paradigma
alrededor del cual construir el concepto de planeación integral será el
correcto. De lo contrario se perderá en la implementación por sí misma y el
S&OP implementado, big, big mistake.
·
No
de las cosas por sentadas, investigue, cuestione y analice, si usted y su Organización
no logran entender y conceptualizar las actividades y procesos de su negocio,
entonces ¿Quién lo hará?
·
Mantenga
la mente abierta, no necesariamente lo complicado y complejo es lo más
efectivo, las mejores soluciones son las más simples y las mas practicas aun en
empresa gigantes y consolidadas. Recuerde que esta fundamentando las bases
operacionales de su negocio, no querrá sufrir de extrema complejidad en el
futuro.
·
Si
ya se decidió, persevere y termine el ciclo, los beneficios se comienzan a ver
cuando se cierra la primera iteración, no deje las cosas a medias.
·
Si
tiene dudas no lo haga, la duda y la inconsistencia generada es el peor enemigo
del cambio de paradigma.
Que NO
Hacer.
·
No
sobrestime a la metodología, por sí sola no va a dar los resultados, se
requiere de mucha perseverancia y convencimiento para lograr el cambio de
paradigma. Quien le venda la idea de que con una receta de cocina y un check
list esta todo implementado estaba absolutamente equivocado.
·
No
lo haga solo, este cambio de paradigma requiere de ayuda externa, existen
profesionales calificados en el mercado que realmente le ayudaran y lo llevaran
hacia una implementación exitosa. Sin embrago debe de ser cauteloso, también existen
muchos charlatanes que con dos o tres certificaciones y diplomas que pretenden
ser expertos en el tema, el cambio de paradigma requiere de mucha experiencia.
Verifique los logros y resultados obtenidos por su consultor externo.
·
No
se genere expectativas falsas, implementar S&OP o IBP no conlleva a
sistemas complejos y caros, procesos rebuscados y un staff enorme para hacerlo,
normalmente con el equipo que cuenta será más que suficiente y si hace las
cosas correctas será muy efectivo.
·
No
subestime los avances, al final del día terminara haciendo más del 80% de las
cosas que ya venía haciendo, no espere grandes cambios en los procesos, los
cambios y adaptaciones pequeñas y sutiles son las que van a hacer la gran
diferencia. Sea paciente y perseverante.
·
No
pretenda saber y hacer todo, la planeación integral del negocio conlleva una
serie de retos riesgos y objetivos que se deben de compartir en un equipo de
trabajo, aun cuando la Organización sea pequeña, las funciones se deben de
delimitar perfectamente en preparación al crecimiento futuro. Es buen tiempo
para detectar y en su caso, contratar el talento para desarrollar y asegurar el
crecimiento y consolidación.
·
Por
último, si no está convencido, no lo haga, de la voluntad y convencimiento
depende el 99% de el éxito del concepto. No se va a acabar la empresa si no se
implementa este cambio de paradigma. Este concepto sirve para una mejora sustancial
en el corto, mediano y largo plazo que potencia a la Organización para el logro
de objetivos agresivos de forma más eficiente y más rápida.
Tips rápidos.
·
Haga
un mapa mental de las actividades estratégicas y prioritarias de su planeación del
negocio, es la base de todo y en la medida que usted las entienda podrá hacérselas
entender a los demás. Después póngalo por escrito
·
El
cambio de paradigma esta básicamente en el cambio de concepto de dar en lugar
de pedir. Normalmente las funciones de una empres y la dirección general asisten
a las reuniones o sesiones de planeación y/o seguimiento, con la mentalidad de
ver que obtienen de la reunión. S&OP básicamente se refiere a que va a
aportar cada area y cada integrante a esa reunión y a ese proceso. Es muy sutil
pero hace una gran diferencia. Analícelo.
·
Valide
la información, muchas de las fallas en la planeación provienen de una base de información
poco confiable, asegúrese de que todos llevan y comparten información validada.
Maquillar números para hacerlos ver “mejor” no vale la pena. Los números deben
de ser compartidos y validados por todos, no se vale que cada quien lleve sus
propios análisis, de lo contrario solo se generara una guerra de información en
la que el mejor manipule los datos es el que tendrá la razón y el negocio seguirá
perdiendo.
·
Muy,
muy, muy importante, el proceso y las reuniones son para buscar soluciones, no
culpables. Si durante este proceso el resultado se centra en buscar a los
responsables de los errores y castigarlos el proceso se desvirtúa y la información
comienza a manejarse para no demostrar lo que está mal. Es importante siempre
estar enfocado a la búsqueda de soluciones en conjunto con la aportación de
todos los integrantes. El mundo real no es perfecto y los cambios en el mercado
generan desviaciones en nuestro plan original, no busquemos a quien cargarle la
culpa –es lo más fácil y siempre vamos a encontrar alguna persona- sino como
adaptarnos a las nuevas circunstancias y cómo podemos utilizar las capacidades
de la Organización para darle la vuelta a las cosas.
·
No
exijamos lo que no somos capaces de hacer, planteamientos como “tienes 24 hrs
para darme una solución o sufrirás las consecuencias” no son nada productivos
ni enriquecen el proceso, tal vez la solución es más simple si todos participan
en ella.
La
Trampa del Compromiso con mi Cliente
No se comprometa a hacer lo que no tiene
capacidad de cumplir. Este es un error muy común y conlleva en sí mismo una
trampa y caer en un círculo perverso.
Cuando estamos iniciando la empresa y contamos
con pocos clientes, estamos deseosos por demostrar nuestro compromiso y en ser
un socio de negocio de mis clientes, es entonces cuando comenzamos a tomar riesgos
y a hacer compromisos que a la larga nos llevan al fracaso.
No debemos de comprometer mas allá de lo que
tengamos capacidad confiable de hacer cumpliendo los estándares de costo, calidad
y seguridad. Un proveedor confiables es aquel que siempre cumple lo que promete
y que además sigue cumpliendo con la rentabilidad establecida.
Un gran error de las empresas nacientes es la
de pretender quedar bien con su cliente y decir a todo que si y aceptar todo
los requerimientos aun a sabiendas de la falta de capacidad de conversión.
La trampa consiste en pensar que si le digo a
lago que no a mi cliente, este saldrá en automático a buscar otro proveedor
para eliminarme a mí. Esto no sucede así, un proveedor confiable es aquel que
puede hacer uso correcto de su capacidad, maximizarla y ofrecerla a su cliente
bajo las bases de costo calidad y seguridad. Recordemos que una relación de
negocios debe de ser gan-gana, en el momento que alguien pierde ya nos es una relación
de negocios correcta y exitosa.
Sobre-comprometerse con el cliente solo genera
problemas y fallas en el futuro y pone en serio riesgo la relación de negocios
y la viabilidad de la empresa.
S&OP es la herramienta que nos ayuda a
minimizar este riesgo y nos ayuda a salir de la trampa, nos da las herramientas
para demostrar de una forma clara, eficaz y rotunda porque no podemos ni
debemos comprometer objetivos que no estamos listos para afrontar, cuando esto
se logra nuestro cliente comienza a vernos como una real opción de largo plazo,
un proveedor confiable y exitoso con el que pude contar aun y cuando el mismo
tenga una falla en su planeación.
Finalmente, considero que la implementación de
este concepto en las etapas tempranas de formación de la empresa es de gran
ayuda para cimentar las bases correctas de crecimiento, darle claridad y
certeza al modelo de negocio, y en casos extremos; hacer el cambio y adecuación
del mismo modelo hacia objetivos y estrategias más viables.
