Toda la vida he escuchado a la gran mayoría
de las empresas quejarse de los manejos y situaciones “raras” que se generan en
su área de Compras. De forma cíclica se realizan cambios y “limpias” dentro del
área. A la voz de “ya nos saquearon, no nos volverán a saquear” los directivos
toman cartas en el asunto, se involucran en la situación del área, revisan
números procedimientos, situaciones desempeños y comportamientos y “eliminan”
el mal.
Corren a la gran mayoría de los
involucrados directamente en los malos manejos, sorprendentemente mantienen a
cierto grupo que se dio cuenta de las cosas, no participó o fue forzado a
participar y cuando la investigación se realizo, coopero completamente y señalo
todas y cada una de las cosas que estaban mal. La pregunta es: ¿Qué carambas
estaba haciendo ese grupo de personas mientras los demás se daban vuelo
saqueando y haciendo negocios por su parte?.
Finalmente la limpia llega y se comienza de
nuevo……………………………….con los mismos procesos, los mismos “controles”, las mismas
políticas y a veces, la misma gente. Simple y sencillamente demencial.
No paran ahí, para remplazar a los
elementos eliminados de la Organización, se dan a la tarea de contratar los
remplazos……………………………………….siguiendo exactamente el mismo proceso que siguieron
para contratar a los anteriores, con el mismo perfil y los mismos
requerimientos.
¿Cómo pretender hacer un cambio si
técnicamente se mantiene la misma estructura operativa?
La naturaleza humana es muy especial, no es
una justificación es una realidad y a partir de esta es como debemos de
analizar, explorar, diseñar, organizar y operar el grupo de compras dentro de
la Organización.
Cuantas veces no hemos escuchado la misma
historia, personas honestas que a fuerzas de ser presionadas constantemente y a
raíz de ciertas circunstancias personales terminan por ceder y aplicar
practicas no muy claras o de plano se pasan a lado oscuro de la fuerza.
Nuestra responsabilidad como parte de la
Organización y aun mas, como responsables de la cadena; es la de prever estas
situaciones, realizar y aplicar las acciones y cambios requeridos y proveer a
las personas de herramientas, procesos, medios y canales para que puedan de
forma consistente, realizar las mejores practicas y las transparentes acciones
en el día a día de su trabajo.
No podemos ni debemos dejar que las
personas por muy éticas y por mas valores que tengan, se enfrenten día a día
con situaciones riesgosas, con la tentación de tener el poder amplio para hacer
casi lo que quieran, sin un soporte y apoyo para el análisis y la toma de
decisiones, esto simplemente no se vale, es exponer a las personas a las arcas
abiertas de forma cotidiana, creo que es hasta perverso.
La dualidad Comprador – Vendedor.
Debemos de entender la mecánica de trabajo
de cada comprador, la mayor parte del tiempo se la pasan interactuando con los
vendedores de sus proveedores, analicemos por un momento las circunstancias en
las que se da esta relación:
Al vendedor le exigimos honestidad,
claridad en las acciones y transacciones que realiza, lo abrumamos con ciertos
ahorros que “alguien” ya comprometió, etc, etc. Pero ante todo esperamos que
sea el pilar y el sostén de la ética dentro del grupo y dentro de la empresa.
Por otro lado, los vendedores cuentan con
una serie de objetivos o cuotas de venta y con la premisa de hacer lo que se
tenga que hacer para lograr la venta, no se escatima en recursos para lograr la
misma, no importa que a veces no sean los mas claros y mas éticos del mundo, el
objetivo es lograr la venta y sumar volumen a los objetivos del mes y del año.
En esta dualidad tan disímbola pero a la
vez tan importante y tan cotidiana, como esperamos que todo sea claro,
transparente, limpio y ético si no proveemos a nuestro comprador de las herramientas
y medios adecuados para mantenerse en esa línea de acción. Todo lo basamos en
la ética y valores de cada persona, esto
no es valido y la realidad nos demuestra que tampoco es el camino
correcto.
¿Que hacer entonces?
La exigencia de principios y valores, de
ética y moralidad es algo que debe de permanecer y crecer, no solo para el área
de compras sino para la Organización en general, esto no esta a discusión.
El cambio de paradigma viene de reconocer
que la realidad y el ambiente en el que se mueve cualquier comprador esta lleno
de riesgos, trampas, situaciones no muy claras y practicas arraigadas que se
ven como “tradicionales” en el medio del que se trate.
Por consecuencia, debemos de diseñar un
proceso claro y definido dentro de la Organización de que y como comprar,
revisar los esquemas de decisión y enriquecerlos, implementar o mejorar los
controles existentes, proveer de mecanismos de autocontrol y como medida
extrema, de mecanismos de alerta y de aviso de situaciones “fuera” del
procedimiento.
Debemos de estar alertas y realizar una
verdadera y profunda autocritica de nuestros procesos y de nuestra
organización, de otra forma solo vamos a caer en modas y remedios temporales
que nos nos ayudaran en nada.
Una moda existente en las compañías
actuales, es la de desarrollar y promover la lectura y firma de códigos de
conducta y de ética. Esto es correcto si forma parte de paquete completo del
cambio de cultura organizacional, sin embargo en la gran mayoría de los casos, es
solo una moda del momento sin base ni sustento, sin arraigo y sobre todo, sin
soporte en todos y cada uno de los niveles de la Organización. Vuelve a apuntar
única y exclusivamente a la ética y valores de cada miembro del equipo, mas si
no esta enmarcada como parte de una serie de medidas y acciones orientadas a
modificar o mantener ciertos comportamientos detectados dentro de la
organización.
He sido parte de compañías que todos los
años realizan su campaña de firma de su código de ética o de conducta, y todos
los años un grupo de personas de todos los niveles sale de la misma por malos
manejos, entonces, ¿para que sirve la campaña previa?. Cuando no se predica con
el ejemplo, es casi imposible lograr modificar un comportamiento o conducta.
Honestamente, cuantas compañías o equipos
de compras no conocen en donde de forma constante corren a compradores por
malos manejos pero el Gerente –que maneja los “grandes negocios” con otros
directivos- es intocable, como podemos pretender modificar la conducta si no
tomamos las medidas de fondo para hacer el cambio correcto.
Se termina corriendo al mas tonto y
premiando a mas inteligente para “mover” el negocio, esto refuerza la conducta
de explorar y encontrar mejores maneras de realizar los malos manejos en lugar
de mejorar los controles y hacerlos mas eficientes y tener una operación mas
transparente y controlada.
Otro error consistente es el de contratar
recursos “baratos” para el área, como pretendemos que un comprador que gana
4,000 al mes y realiza compras por 500,000 mensuales no caiga en la tentación
de “emparejarse” y mas si alguno de los vendedores con los que trata le ofrece
“incentivos” para asignarle mas negocio.
Pasa una y otra vez y una y otra vez se
mantiene el mismo resultado. A la larga sale muchísimo mas costoso ahorrarse
unos pesos en sueldos y pagarlos en ineficiencias, sobrecostos, mala calidad o
perdidas por fraudes y/o desfalcos. Pero no entendemos, limpiamos la casa y
terminamos regresando a los mismos esquemas, o como dicen en mi pueblo, la misma
gata nada mas que revolcada.
Debemos de reconocer que el área de compras
además de ser un área delicada y critica es, ante todo, un área muy
especializada, no en los productos y servicios que compra, sino en el proceso
de estudio y análisis del mercado, desarrollo de ecuaciones de valor apara los
productos y servicios, selección de proveedores, asignación de negocio y
monitoreo de los mercados en los que se mueve.
Es muy simpático como se manejan las
contrataciones, requieren expertos en ciertos productos, en ciertos proveedores
o en ciertos mercados; no les interesa
si son expertos o no en el proceso de compra y abastecimiento que es lo más
importante de esta área. Si la persona además cuenta con una aceptable “cartera
de proveedores” es mucho mejor.
Cuando se contrata un contralor, un
financiero o hasta un contable, lo que menos les importa es que mercados o
industrias conoce, lo que realmente importa es si el contralor es experto en
análisis y control, si el financiero es experto en análisis y proyecciones y si
el contable es experto en procesos contables; esa es la razón y la naturaleza
de su trabajo y nadie los cuestiona. Sin embargo a la hora de contratar
compradores, gerente o directivos de compras el estándar cambia dramáticamente,
otra vez, la demencia al máximo.
No podemos seguir contratando los mismos
perfiles que se han cansado de demostrar las fallas, inconsistencias, malos
manejos y tropelías de las que todos conocemos, todos sabemos pero que a nadie
le gusta comentar.
Solo hace falta ver las bolsas de trabajo y
analizar los requerimientos para el área de compras y se podrá uno dar cuenta
de que la situación sigue igual. Pocas empresas realmente realizan un cambio de
fondo y a la larga obtienen mucho mejores resultados, más ahorros y mejores prácticas.
El desarrollo correcto del área de compras,
adquisiciones, abastecimiento, suministro estratégico o como se le quiera
llamar requiere de inversión, en recursos, gente, métodos, sistemas, controles
y herramientas para que las personas puedan realizar su trabajo de forma
correcta.
Como todo en la cadena de suministro, el
cambio es manejable con un poco de
conocimiento, mucha disposición, paciencia y mucho sentido común.
El primer paso para el real cambio de
paradigma se tiene que dar desde la cabeza y ser seguido y “comprado” por todos
y cada uno de los niveles, tiene que ver con el tipo de compañía, el tipo de
trabajo y el tipo de vida que quiero tener.
