Abastecimiento en la cadena

Como definir una estrategia de abastecimiento.

El abastecimiento de materiales, insumos y/o productos terminados es una parte fundamental en el diseño y operación de una cadena de suministro.

Establecer una estrategia correcta de abastecimiento conlleva desarrollar e implementar varios procesos clave que nos ayudaran a mantener un flujo adecuado de materiales a tiempo y al mejor costo.

Esto suena mas o menos sencillo -y lo es en realidad- pero requiere de un perfecto conocimiento de nuestra cadena y sus requerimientos, capacidades, ciclos, tiempos y limitaciones.

Por otra parte, debemos de entender que nuestra red de proveedores es una parte importante de nuestra cadena integrada, por lo tanto debemos de diseñar una estrategia que nos asegure que las capacidades, ciclos, limitaciones  y requerimientos de nuestros proveedores se adecuan o están en consonancia con las necesidades de nuestra cadena integrada.

Parta hacer mas sencilla esta tarea debemos de recurrir a la Teoría de Restricciones (TOC) para definir y establecer la restricción de nuestro cadena dentro de nuestro proceso de conversión o distribución según sea el caso. (ver "Encontrando la Restricción").

Lo mejor que me ha funcionado es dividir este macroproceso en dos procesos paralelos y complementarios el uno del otro:

Suministro Estratégico (antes conocido como "Compras").

Es una función fundamentalmente soportada en la investigación y análisis de las diferentes industrias en donde compiten e interactúan nuestra red de proveedores.

El peor error es limitar este proceso a solo realizar cotizaciones y seleccionar él o los proveedores mas baratos, aun peor, es el de seleccionar solo los proveedores aprobados en la "cartera de proveedores" de algún comprador con mucha "experiencia" en la industria.

Se debe de definir y establecer de antemano un procesos metódico de análisis y selección de opciones basados en una ecuación de valor en la cual el precio, la calidad y el servicio son incluidos y conforman un resultado integral que es la piedra angular de nuestra base de suministro.

Este proceso debe de ser en si mismo un proceso de mejora continua en donde regularmente se debe de estar monitoreando el mercado y su entorno para identificar las oportunidades, minimizar los riesgos y optimizar la ecuación de valor.

Debemos de comenzar con un detallado análisis de la industria, de sus oportunidades, riesgos, carencias, competidores, tendencias, etc, etc.

Es importante contar con un equipo de profesionales en el proceso de estratégico de suministro, deben de ser profesionales del proceso de compras estratégicas, preparados para comprar desde un clip hasta un avión.

Debemos de desarrollar y monitorear procesos de control y seguimiento que nos aseguren la total libertad de decisiones adecuadas de este grupo de trabajo, la eliminación de riesgos innecesarios y de situaciones comprometedoras.

Por la naturaleza del tipo de actividades que desarrolla este grupo debemos de diseñar y mantener una rotación adecuada de las tareas y actividades de cada integrante, esto no solo los ayuda a evitar diversas situaciones sino que a la vez enriquece su trabajo y los ayuda a conocer diversos mercados, industria, operaciones y actividades.

Uno de los grandes errores que he visto a lo largo de mi carrera en diversas empresas, es el de desarrollar "expertos" en la compra de ciertos materiales o productos, esto a la larga solo genera áreas no muy claras en el procesos de selección y asignación de negocio a un proveedor, ceguera de taller, y deficiencias en el proceso de abastecimiento.

No tengo nada en contra de estos expertos, pero al final del día esta "especialización" necesariamente hacer perder de vista los cambios en el entorno así como nuevas practicas y opciones que se pueden replicar en beneficio de la cadena cliente-proveedor; mas aun en un entorno tan competitivo y cambiante como el de la cadena de suministro.

Por ultimo, debemos de contar con objetivos encadenados y subordinados a los objetivos últimos de la cadena, es decir, costo, eficiencia, cash, servicio y calidad.

Uno de los errores mas comunes es el de tener "ahorros" por seleccionar al proveedor mas barato y por otro lado sobre costos mayores en el proceso de conversión y/o distribución por la falta de servicio y calidad del mismo proveedor.

Los objetivos de la selección y desarrollo de proveedores deben de estar encadenados y subordinados al costo total integral de la cadena, a través de la famosa ecuación de valor.

Procurement.

Esta palabra es la que actualmente define el proceso operativo de planear, pedir, transportar, almacenar y controlar los materiales, insumos y productos. Es la parte "física" del proceso y es en donde debemos de realmente capitalizar los ahorros proyectados en los análisis realizados y validados por la parte estratégica.

Una parte fundamental de este proceso es la planeación, en esta está soportada toda la operación, este proceso debe de cumplir con ciertas cualidades para ser efectivo (ver "La Planeación: Los Materiales y la Producción")

Dentro de nuestro proceso de planeación debemos de incluir, analizar y entender los ciclos, capacidades y proceso de planeación de nuestros proveedores, es decir, debemos de conectar con la persona a cargo de la planeación en nuestro proveedor para asegurar que entendemos sus ciclos y que ellos entienden el nuestro.

Así mismo, la planeación debe de contemplar diferentes alternativas y escenarios en los que la cadena puede incurrir, la mejor planeación es la que contempla diferentes alternativas para diferentes situaciones, todo gira en torno a este proceso, es nuestra torre de control.

Otro componente critico es el proceso operativo de administración de los materiales y productos en el almacén, de nada sirve tener el material adecuado, al mejor precio si este esta "perdido" en alguna parte del almacén y no esta disponible para cuando nuestro proceso de conversión y/o distribución lo requiere.

Una operación eficiente y un control adecuado en nuestros almacenes es parte fundamental de la eficiencia de la cadena.

Es muy recomendable que el personal operativo de almacén entienda y este involucrado en los proceso de planeación y conversión en la cadena, ya que ellos son la bisagra entre los dos y como consecuencia, parte fundamental en la eficiencia de la misma.

Es muy triste ver como todavía existen algunas empresas que consideran el proceso de almacenaje y control de materiales como una operación "secundaria" o sin valor y que la manejan a través de recurso no calificados y sin el reconocimiento correcto hacia esta importante actividad.

Pasamos ahora al proceso de surtido y/o distribución de materiales y productos, aquí es donde todos los grandes ahorros y esfuerzos realizados hasta este punto se pueden ir a la basura si no tenemos la estrategia y la operación adecuada.

Debemos de contar con el proceso de transporte adecuado a los requerimientos operativos y de costo definidos en los análisis y estrategias de suministro.

El proceso de transportación de materiales y productos debe de ser monitoreado dia a dia, semana a semana y mes a mes.

Es importante que los responsables de este proceso participen y validen los supuestos establecidos en la estrategia de suministro, de lo contrario es posible que un supuesto no validado tenga un impacto importante en el costo de operación de la cadena, por ejemplo asumir suministro en tren cuando no se tiene espuela de ferrocarril, en caja cerrada cuando no se cuenta con rampas, no considerar equipo especial, maniobras, etc, etc.

Es importante que especialistas en transporte y logística participen en el diseño de la estrategia, a veces una opción de suministro puede ser factible y viable si se consideran fuentes alternas de transporte como multimodal, consolidado, etc.

Parte importante dentro de este punto es el proceso de importación y exportación, por lo complicado de las regulaciones, no solo en México sino en todos los países, es importante contar con la participación de los responsables de estas áreas para el correcto desarrollo y validación de las cadenas de abastecimiento.

Como podemos ver, el abastecimiento de materiales es en si mismo un proceso amplio y complejo, es la primera gran actividad para los que comienzan en el entendimiento y operación de la cadena de suministro.

En las empresas manufactureras, esta proceso es critico y fundamental para desarrollar posteriormente la estrategia integral de la cadena integrada.

Es la base de suministro del proceso de convención o manufactura, si este es bien entendido se establecen las bases para el desarrollo de la siguiente parte de la cadena.