Basicos de MRP II para PyME’s

Primero lo primero

 

Muchas empresas que han logrado subsistir las etapas iniciales –y críticas- de su ciclo de vida, normalmente sufren mucho en su proceso de consolidación y crecimiento y tienden si no a desaparecer, si se quedan condenadas a mantenerse en un ciclo vicioso de freno al crecimiento, fallas en la operación y sobre todo, baja confiabilidad en su respuesta a clientes; todo esto aunado a un sobrecosto importante que no permite la inversión en nuevas tecnologías, herramientas, materiales, etc.

 

Muchos de estos males se generan desde el inicio y son consecuencia de un mal diseño o fallas en el mismo de la capacidad operativa.

Si bien el foco de la estrategia en las primeras etapas de la empresa está en consolidar el mercado, el mejor medio para lograrlo es una adecuada confiabilidad de la operación.

De nada sirve tener el mercado si no se tiene el producto o servicio cuando este es requerido, tampoco es viable tenerlo pero a costos superiores inclusive del precio del mercado, caemos en la vieja ecuación negativa de “entre más vendo, mas pierdo”

Por eso es importante establecer algunos parámetros, procesos y métricas de inicio que nos ayuden a operar, controlar y medir la eficiencia de nuestra cadena de suministro, ya sea que manufacturemos, maquilemos o solo comercialicemos los productos que vendemos.

 

Mucho se habla del couching de negocios orientado al marketing y a las ventas, es muy importante para consolidar los mercados y los nichos del mismo que estamos atendiendo, sin embargo es igual de importante ir construyendo la capacidad operativa para tener los productos necesarios en la cantidad necesaria en el momento indicado, una cosa no puede existir sin la otra. El mercado moderno es muy poco tolerante o casi nada tolerante al backorder, si lo tengo realizo la venta si no lo tengo alguien más lo hará, los clientes ya no se pueden dar el lujo de esperar.

Como lo he venido sosteniendo, la mejor cadena es la más simple, sencilla y por lo tanto efectiva; no debemos de entender por simple y sencilla, la ausencia o falta de componentes básicos de la misma, por el contrario desde un inicio debemos de asegurarnos que los componentes básicos están presentes, así cuando la consolidación y el crecimiento se concreten, nos será mucho más fácil hacer crecer la capacidad de nuestra cadena.

 

Existen muchas metodologías y formas de diseñar y desarrollar la capacidad operativa, desde mi perspectiva debemos de comenzar por los básicos y unas vez que los entendemos y dominamos, estamos listos para herramientas y metodologías más complejas y más completas.

Creo que comenzar con los fundamentos y principios básicos de MRP II es un buen enfoque para desarrollar la capacidad operativa, son principios, procesos y controles básicos que nos ayudaran a fundamentar sólidamente nuestra capacidad de operación.

Sin más adentrémonos en los básicos y principios de cada componente.

 

BOM (Bill of Materials)

Aun cuando el nombre suena muy rimbombante y el concepto a detalle es algo complejo, lo importante esta en entender que es lo que se pide y que es lo mínimo necesario para poder no solo cumplir con este proceso y sobre todo, como nos ayuda a darle claridad y viabilidad a la operación.

La base esta en entender que como principio básico, debemos de tener documentado cuales son nuestros productos, clasificarlos y ordenarlos por familias, tipos, costos, etc, lo que sea más entendible para todos.

Posteriormente debemos de documentar los materiales, componentes e insumos  y los usos (Formula, esquema, diseño, etc) por componente de cada producto. Esta es la base para el cálculo de materiales, espacio en almacén, operaciones de manufactura, costo, etc.

¿Porque es tan importante mantener este proceso en forma continua y documentar cualquier cambio? La respuesta es sencilla, porque de otra forma nos perderíamos en cuál es el costo correcto de nuestro producto, las fallas en la producción se enmascaran y la planeación de los materiales se convierte en un caos.

La parte importante de este proceso es el control, se deben de mantener controles estrictos (sencillos, simples y adecuados) para evitar cambios y adecuaciones no registradas que a futuro convierten la operación en un auténtico caos.

Está demostrado que no comenzar con este proceso básico genera infinidad de sobrecostos, re-procesos, errores y disputas en el futuro.

Se puede diseñar algo tan sencillo como files en Office con los controles de cambio necesarios para que sean efectivos, asimismo, todo se debe de mantener documentado.

 

 

MSM (Materials Supply Management)

Este proceso está íntimamente ligado con el anterior, en los últimos años se ha desvirtuado en una “moda” (Calificacion y desarrollo de proveedores), es concepto básico prevalece y es igual de importante que los demás componentes del MRP II.

Se trata de delimitar y clarificar nuestras fuentes de suministro de materiales, insumos y componentes y de establecer la estrategia y políticas de suministro de estos componentes.

El concepto básico a entender es el de establecer las condiciones y restricciones bajo las cuales se efectuara el suministro de los materiales e insumos, es decir, a quien le debo de comprar, bajo qué condiciones y cuáles son los costos asociados a estas condiciones.

De igual forma se debe de mantener todo el proceso documentado y mantener un control de cambios que nos asegure cumplir con la estrategia y políticas de suministro.

No debemos de confundir este proceso con el proceso de Compras o Suministro Estratégico que es el directamente responsable del diseño y establecimiento de la estrategia y las políticas de suministro, además de la selección de los proveedores, la negociación y establecimiento de las condiciones de compra y los términos de pago de la misma.

El MSM es el responsable de mantener y seguir la estrategia y las políticas y trabajar y desarrollar de forma conjunta con los proveedores las capacidades de planeación y operación conjunta con los proveedores.

 

MRP (Materials Requirement Planning)

Concepto básico que viene desde el desarrollo de los primeros sistemas operacionales generados a partir de la revolución industrial, que no por ser “antiguo” deja de ser importante, crítico y vigente en la operación moderna de la cadena de suministro.

Conjunta importantes entradas de información de los dos procesos anteriores, es decir: las listas y usos de materiales, las listas de proveedores asignados para cada material y sus capacidades de planeación, producción y entrega para generar el plan maestro de suministro de materiales e insumos que será requerido para cumplir con el plan de producción acordado en nuestro esquema de producción-distribución-venta de productos.

Quizá la parte más importante de este proceso es la gestión del inventario, dentro de este proceso se deben de definir, implementar y controlar las políticas de inventarios que darán viabilidad a la operación , sus costos y sobre todo, el flujo adecuado de efectivo que es fundamental para cualquier empresa, sobre todo cuando está en etapa de desarrollo y consolidación.

Este componente –que es el más obvio- es el que más a menudo falla y el que nos puede llevar al fracaso si no lo mantenemos bajo control porque nos impacta en dos variables críticas: flujo de efectivo, al tener excesos de inventarios, inventarios obsoletos e inventarios caros; y costo de producción, al mantener paros excesivos en nuestras líneas de producción por la falta de materiales y componentes.

Aquí lo importante es siempre planear y pedir lo materiales e insumos a través de una corrida de MRP, documentar los cambios y mantener los controles y políticas de los procesos BOM y MSM.

Un simple exel puede ser efectivo si somos disciplinados en mantener los controles y los lineamientos.

 

IRA (Inventory Record Accuracy)

Este proceso es fundamental porque es la interfase entre el mundo “virtual” de la planeación de materiales utilizando los conceptos MSM, MRP y BOM y el mundo “real” de pedir, recibir, almacenar y surtir materiales e insumos.

Por más que mantengamos un excelente control de nuestros procesos de planeación y administración de materiales, este esfuerzo se puede ir a la basura rápidamente y sacar toda la capacidad operativa de control, si no contamos con la información confiable y actualizada de la cantidad de materiales e insumos que tenemos almacenados y donde se encuentran los mismos

Con el simple hecho de que no registremos una sola entrada mensual de un material de forma correcta, el MRP nos requerirá hacer otro pedido del mismo material y entonces de forma rápida duplicamos el inventario del mismo.

Por otra parte es muy sencillo parar la capacidad productiva si no surtimos el o los materiales indicados porque no los encontramos o no sabemos dónde están.

Este componente básicamente habla del cumplimiento de las operaciones y controles de inventarios en el día a día, de los conteos cíclicos para verificar las cantidades y ubicaciones de cada material y de los procesos controlados de recibo, almacenamiento y surtido de materiales.

Es de capital importancia para todo el proceso mantener información confiable, exacta y actualizada de los materiales, de otra forma, no importa que ERP o Sistema de gestión tengamos, solo obtendremos basura.

Es crítico diseñar procesos y controles y sobre todo cumplirlos al pie de la letra y día a día.

 

 

MPS (Master Production Schedule)

El término anterior se conocía como PCP (Planeación y Control de Produccion), el MPS parte de este concepto y lo amplia al conectarse directamente con los requerimientos de los clientes a través de otros procesos MRP II como el S&OP o IBP y el DRP.

Se manejan dos objetivos básicos dentro de este componente:

El primero y el más básico y que parte del antiguo PCP, es el de determinar y conocer las capacidades de producción de cada máquina, proceso, línea, planta productiva. Los requerimientos de personal, materiales e insumos y de conocer la eficiencia del proceso, su restricción o cuello de botella y las condiciones a cumplir para la correcta operación del mismo.

El segundo objetivo tiene que ver con el cumplimiento del programa de producción en base a los requerimientos del mercado (Clientes) y es donde conecta nuestra capacidad productiva en relación directa con las necesidades y cambios del mercado.

La clave aquí es tener un proceso lo más flexible posible y que se adapte tanto a las limitaciones del proceso productivo como a los cambios y variaciones de demanda reales.

En estos tiempos modernos la flexibilidad en la capacidad operativa es la llave del éxito, no importa cuanta capacidad instalada tenemos, lo importante que tan flexible es y qué tan rápido reacciona a los cambios sin incurrir en sobrecostos importantes.

 

Es importante resaltar el hecho de que la flexibilidad y capacidad de cambios en el proceso operativo tiene un costo, por lo que en la medida que los cambios nos hagan ganar en el mercado volumen extra seremos exitosos en el plan flexible, de lo contrario estaremos llegando con producto, si pero a muy alto costo.

Por eso es muy importante contar con otro componente crítico que le dé sentido y orientación al plan de producción y sobre todo, que valide la necesidad de los cambios y que analice y valide los posibles beneficios o ganancias de los cambios. (Ver entradas referentes a S&OP).

Recomendaciones:

El plan de producción debe de tener un horizonte de planeación fijo y un segmento del corto plazo, congelado, es decir donde no se aceptan cambios no autorizados por la alta dirección.

Es importante realizar un muy buen análisis del ciclo de producción y de los ciclos de orden/venta para poder determinar cuál es la zona congelada y como adaptar el ciclo para alinearlo con el ciclo de negocio. (En Lean el conocido como Takt Time)

En la medida que conozcamos y dominemos nuestros tiempos de ciclo y reacción, nuestro plan puede ser más flexible y podemos mantener la continuidad del proceso productivo.

 

 

Los siguientes componentes del MRP II como son el DRP (Distribution Resources Planning), el CRP (Capacity Requirements Planning), y el DMS (Document Management System) los trataremos en la siguiente entrada.

El importante y critico proceso S&OP lo he tratado en multiples entradas que están disponibles en este mismo Blog.

 

Por ahora hasta aquí llegamos……………………………………………..