Como lo he venido comentando, si desde un inicio se
diseña y opera una cadena sencilla, eficiente y robusta, con el paso del tiempo
y el crecimiento no necesitaremos una Organización grande y compleja para
mantener la eficiencia y la viabilidad del negocio.
Existen muchas opciones en el mercado dela consultoría,
sin embargo se debe de tener cuidado de no caer en el error de contratar al que
me diga: lo que quiero escuchar, lo que me gustaría –o peor, lo que le gustaría
a él- tener o lo que está de moda; es el camino rápido hacia un mal diseño,
caro, ineficiente y a la larga una pesada carga para el negocio.
Necesitamos primero cumplir con algunos prerrequisitos
antes de tomar la decisión de traer a un profesional que nos ayude en la tarea
de consolidar nuestra cadena de suministro, si no estamos convencidos de que es
lo que requerimos, que alcance estamos dispuestos a cumplir y que estamos
dispuestos a “soltar” es mejor dejar las cosas como están, al final del día el
negocio va caminando.
La cosa cambia cuando la operación actual está impidiendo
la consolidación del negocio, aquí es imperativo traer a quien nos ayude pero
es importante primero definir la sintomatología de lo que creemos que está mal,
de lo que requerimos como negocio y de lo que estamos dispuestos a hacer y lo
que no.
Ya le tocara al consultor seleccionado hacer el
diagnostico especifico de lo que se debe de corregir, mejorar o eliminar, ese
es su trabajo y para eso dedicaremos un presupuesto específico.
Paso 0.
Conocer y reconocer nuestra realidad.
Desde mi punto de vista este es el paso más importante de
todos, muchas veces “sentimos” que las cosas no están bien y que necesitamos
hacer algo extra o diferente, sin embargo
el diseño y operación de una cadena de suministro es casi una ciencia
exacta –al menos sus componentes- y requiere que partamos de bases sólidas,
comprobadas y aceptadas, aquí no caben los sentimientos.
Necesitamos comenzar a medir lo que creemos que está mal
y verificar que los números corresponden a lo que creemos que está pasando, no
se requiere –aun- de metodologías detalladas para medir las salidas generales e
importantes de nuestra cadena de suministro, el sentido común nos ayuda mucho
en esta fase.
Lo mejor es definir de forma general las conexiones de
nuestra cadena y cómo interactúan con el resto del negocio, expresarlas en un
diagrama simple y sencillo y definir cómo medir de forma cuantitativa la salida
o salidas importantes de nuestra operación.
Estos simples y sencillos pasos nos deben de ayudar a
entender y conocer un poco mejor nuestra operación, una vez con las mediciones
y el análisis correspondientes lo que sigue es más importante: reconocer
nuestra realidad.
El gran reto es entender lo que realmente necesitamos, lo
que efectivamente se debe de cambiar y en donde requerimos una mejora en la
salida de la operación que conlleva un beneficio para el negocio en general.
A veces no nos gusta darnos cuenta de que antes de
mejorar o componer nuestra cadena debemos de mejorar otras funciones del
negocio, esto es natural, sin embargo si realmente queremos mejorar el
desempeño de nuestro negocio debemos entender las interacciones de cada función
y la mejor manera de interactuar entre las mismas.
No vamos a poder mejorar la disponibilidad de producto
para venta si la función de ventas no respeta – o lo peor, ni siquiera conoce-
los tiempos de ciclo de reposición de producto; por ejemplo.
Se trata pues, de entender un poco más a detalle y sobre
todo, con diagramas de flujo y con números cual es el desempeño general de
nuestra operación y a partir de este punto, establecer expectativas y objetivos
de mejora de la misma para poder ser desarrollados por el consultor
seleccionado.
Nadie debe de entender nuestro negocio en términos generales,
mejor que nosotros.
Aceptar la ayuda y la corresponsabilidad.
Una similitud adecuada para una nueva empresa es
compararla con una persona.
Cuando nacemos, requerimos de cuidados especiales. Un
bebe cuando nace requiere de revisiones mensuales con un especialista que lo
ayudara a establecer la mejor rutina de cuidados y alimentación para que ese
bebe se consolide, crezca y se desarrolle de la mejor manera. De la misma
manera, un consultor en cadena de suministro deberá de establecer los procesos
y medidas específicas para consolidar y robustecer las operaciones.
De la misma forma en que no podemos alimentar a un bebe
con comidas elaboradas para u adulto, una empresa que va naciendo y consolidándose
no puede comenzar con metodologías y procesos complejos y demandantes como si
fuera un empresa consolidad –o adulta. Esto se lograra con el tiempo, sin
embargo se deben de establecer las bases de procesos y mediciones generales,
simples y eficientes que ayuden a la consolidación de la operación y sean la
base para el desarrollo de procesos y medidas más detalladas y en donde metodologías
un poco más complejas puedan ejecutarse de forma exitosa.
Aquí es donde debemos de ser muy cuidadosos en la selección de las personas
o entidades que nos ayudaran en esta tarea, así como un neonatologo no puede
ser exitoso sin la ayuda y soporte diario de los papas de un bebe; un consultor
debe de contar con la ayuda y soporte de los responsables de la empresa para
poder establecer, desarrollar y aplicar las medidas y procesos adecuados. La
clave está en seleccionar al consultor adecuado, para esto es que requerimos
primero nuestro análisis previo, para no caer en lugares comunes y recetas de
cocina que solo complican los procesos y desvían la energía de la operación a
cumplir con ciertas metodologías por las que aparte estamos pagando una suma
considerable para la situación de la empresa.
Definir el horizonte y las metas intermedias.
Es importante definir de forma interna y después comunicar
al consultor, cuales son nuestras expectativas, las bases de las mismas y la
forma en la que pensamos medirlas. Necesitamos ser claros en este punto para
poder darle claridad al consultor y que esta pueda desarrollar un buen proceso
de assesment que incluya estos temas y sobre todo, que contenga las respuestas
y tiempos a las expectativas planteadas.
Esto no quiere decir que el plan resultante del trabajo
del consultor se va a ajustar a nuestra expectativa, simplemente quedara
claramente establecido las expectativas y objetivos esperados de este
importante intervención.
Un buen consultor entenderá esta situación y le ayudara a
clarificar los objetivos finales e intermedios de su propuesta que podrá discutir
y adecuar en los términos de las expectativas planteadas. De la misma forma,
para los responsables de la empresa, les será más fácil entender y adaptar sus
expectativas en función del plan presentado por el consultor y entender los
riesgos asociados e los cambios, mejoras y adecuaciones planteadas.
En pocas palabras, debemos de tener claro que queremos
como producto final, solo así podemos ayudar al consultor a que nos ofrezca la solución
que mejor se adapte a esa expectativa.
Ir con todo por el objetivo.
Una vez que entendemos y aceptamos cual es la propuesta y
el plan, que hemos contemplado y entendido los riesgos, debemos ir al 100% con
este plan; lo peor que puede pasar es tener dudas y cuestionamientos de inicio
ya que si desde un inicio comenzamos con indefiniciones y cambios de rumbo el
proceso de mejora se desvirtuara y no lograran los objetivos mínimos
requeridos. La situación más común que pasa en este periodo es la de “sentir”
que se pierde el control y lo que es peor, la jerarquía y el mando de la función
o de la empresa, que el consultor y su equipo lo están tomando –de hecho así es
por un periodo de tiempo- y que ésta pérdida de control nos puede llevar a la
perdida de la empresa como entidad.
Se comienza entonces con una serie de acciones orientadas
a demostrar quien tiene el poder y quien es el dueño y se termina boicoteando
de forma inconsciente el trabajo del consultor y de su equipo.
Esta situación es aprovechada por ciertos personajes
dentro de la Organización a los cuales no les convienen el cambio y la mejora
para bombardear con desinformación y quejas a la alta gerencia o dirección de
la empresa y tratar de demostrar que el trabajo realizado por el equipo de trabajo
del consultor y por el consultor mismo no vale la pena y que el objetivo de
este es el de apoderarse de la empresa.
Se requiere de ese espíritu emprendedor que le de la
seguridad al empresario de que los cambios y propuestas que hacen sentido son
necesarios y para consolidar y mejorar la operación y por consiguiente el
negocio.
No podemos seguir alimentando a un niño de tres años solo
con formula láctea, cereales y jugos, eso fue muy efectivo durante los primeros
doce meses y nos ayudó a consolidar al bebe que se convirtió en niño; de la
misma forma no podemos mantener una dieta alta en carbohidratos en un
adolescente.
Las empresas son asi, entidades vivas que van madurando y
evolucionando con el tiempo y si quieren sobrevivir, se deben de adaptar u
aceptar los cambios que se requieren.
Por eso es importante diseñar y establecer una operación sencilla,
simple y efectiva que sea la base de operaciones más grandes en el futuro.
En la siguiente entrega, que hacer si no queremos o no
podemos tener una consultoría, tips y recomendaciones para mejorar la cadena.
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