Liderazgo y Administración de la Cadena de Suministro en Tiempos de Cambio.

El mundo sigue en constante evolución y la nueva realidad por la Pandemia de Covid-19 ha forzado cambios drásticos en un muy poco espacio de tiempo; el avance tecnológico, sobre todo en lo referente a tecnologías de información, manejo de datos, inteligencia artificial, robótica y conectividad, nos han llevado de forma muy rápida a la 4ta. Revolución Industrial conocida como la "Era Digital", que más allá de la definición literal del concepto, involucra una nueva visión acerca de los mercados, las empresas los clientes y la forma de hacer negocios en esta nueva era. Esto implica que el proceso de administración de la cadena de suministro y el liderazgo requerido para una apropiada gestión de la misma evolucionen de igual forma y se adapten a los nuevos tiempos con el propósito de seguir generando valor a nuestros clientes y riqueza para la empresa, la región, el país y los individuos.

Si bien suena a algo muy avanzado, incomprensible y radicalmente diferente a la concepción tradicional de estos conceptos; desde mi perspectiva, es solo un cambio en el enfoque con una visión evolucionada a las circunstancias actuales y que prevalecerán en el futuro. Esto implica que los fundamentos del liderazgo y la administración de la cadena de suministro, deben quedar bien entendidos y definidos pues son la base sobre la cual se construye y desarrolla el proceso evolutivo del liderazgo de la era digital.

Los tres elementos básicos de una organización.

Desde mi punto de vista, estos tres elemento básicos no han cambiado y siguen siendo el pilar sobre la que se fundamenta la administración adecuada de la organización. Estos elementos en su definición más elemental y pura, no solo permanecen en el tiempo sino que en la medida que son debidamente entendidos e integrados en la ecuación, son mas fácilmente adaptables a los cambios drásticos en el entorno y sobre todo, más rápidamente adaptables a los cambios tecnológicos que necesariamente impactan en el día a día de las operaciones. Estos elementos básicos son:

• Personas. La parte esencial de una organización por pequeña o grande que sea, son las personas que conforman el o los equipos dentro de una empresa y dentro de la cadena de suministro es el elemento en torno al cual gira el desarrollo y adaptabilidad de los otros dos elementos. Por supuesto que es el elemento mas complejo, pues estamos hablando de personas que cuentan con personalidades, conocimientos, habilidades y talentos diferentes entre si. Hoy mas que nunca, poder entender las necesidades, expectativas y sentimientos de estas personas e integrarlos en el diseño y gestión del equipo de trabajo en la cadena de suministro es de lo más importante sobre todo en el tema de liderazgo. Una persona que se sienta a gusto, que tenga pertenencia hacia los objetivos del equipo y de la empresa, que se sienta no solo integrado sino cobijado por su equipo y su líder, siempre será una persona que entregará el 110% de su esfuerzo.
• Procesos. Son estos definidos coloquialmente como el "como hacer las cosas de forma correcta y controlada"; los procesos se generan para entender cada paso de la operación y tener un conocimiento estandarizado de los mismos que al aplicarse de forma disciplinada se logra un mejor control de las operaciones y una salida predecible y repetible cada vez que se acciona; esto ayuda a las personas no solo a entender las operaciones sino a poder realizar su trabajo de forma consistente; todo esto genera un alto control en la operación y asegura la entrega de los resultados de forma homogénea y consistente independientemente de la persona que lo ejecutó. Los procesos no solo están diseñados para ser consistentes y controlados en la operación sino que son parte fundamental para asegurara el buen desempeño de las personas. 
• Tecnología. (Maquinas y Herramientas). Este elemento es la clave para la evolución de todo el proceso de administración de la cadena. El cambio tecnológico es el eje central alrededor del cual se tiene que ir adaptando los procesos y el desarrollo y entrenamiento de las personas. En épocas de cambio acelerado como la que actualmente estamos viviendo, la adaptación a las nuevas tecnologías que generan cambios sustanciales en el entorno, el mercado y la percepción de nuestros clientes sobre el valor que les entregamos con nuestros productos y/o servicios, es esencial y se convierte en un factor determinante, es decir, la capacidad de adaptación y evolución es una ventaja competitiva.

Sobra insistir en la necesidad de evolucionar la administración de una cadena de suministro a través de un liderazgo renovado y orientado a la integración rápida y efectiva de los cambios críticos en el entorno, las necesidades y las percepciones de valor de productos y servicios. Si bien los fundamentos de liderazgo tradicional prevalecen, es necesario orientar los esfuerzos y las estrategias a aspectos que, si bien estaban contenidos dentro del enfoque tradicional, hoy cobran relevancia por ser los factores sobre los cuales se pueden lograr una mejor entendimiento y adaptación a los nuevos requerimientos de nuestros clientes y consumidores. No solo el acelerado cambio tecnológico que nos hace entrar de lleno a un mundo digital e interconectado con una amplia gama y detalle de información disponible (Big Data), sino circunstancias naturales como la Pandemia de Covid-19 que ha impactado notoria y permanentemente la forma de vida de todo el planeta.

Bajo esta circunstancias es preponderante estar listos y preparados para tener una respuesta rápida y adecuada a las nuevas necesidades y requerimientos. En esta nueva perspectiva, conceptos como Adaptabilidad, Resiliencia, Velocidad y Simplicidad cobran importancia en el diseño y operación de las cadenas de suministro. Sin embargo no debemos de perder el foco en lo sustancial, la operación básica siempre será producir productos y/o servicios y entregarlos del punto A al punto B de la forma mas rápida, controlada y económica posible; mientras las leyes físicas del universo no cambien, esta será la misión de la cadena de valor y no debemos de perder de vista esta realidad. La forma en como logramos esta misión de forma ágil, rápida, simple y efectiva marcará la diferencia entre los diferentes competidores en el mercado.

Para lograr esto debemos de orientar el liderazgo hacia conceptos que si bien se manejaban con anterioridad, hoy marcan la diferencia entre lograr el objetivo y quedarse en el camino. Hoy mas que nunca el líder debe de tener una alta capacidad de análisis de datos, de recolectar, agrupar y analizar gran cantidad de información disponible con mucho detalle que le ayudara en la toma de decisiones. De igual forma este líder deberá de delegar mas en su equipo de trabajo asegurándose que este cuenta con una amplia diversidad de conocimientos, experiencias, perspectivas y puntos de vista; en muchos casos este equipo se integrara de forma virtual y remota y el líder deberá de asegurar que el flujo de información y el proceso de comunicación efectiva se da en el seno del grupo de trabajo. Finalmente el líder deberá de poder entender las necesidades y requerimientos de mercado y el nuevo consumidor; los requerimientos y necesidades de la organización y el equipo de trabajo; y las nuevas tecnologías y herramientas disponibles para poder seleccionar y adaptar las mejores soluciones a los nuevos requerimientos que aseguren que el trinomio esencial (Hombre - Proceso - Tecnología) siempre cuenta con los mejores elementos para entregar y cumplir con las expectativas de clientes, consumidores, accionistas, proveedores, directivos y el entorno social.

Hoy mas que nunca, el liderazgo marcará la diferencia entre mantenerse y permanecer en esta nueva era digital y de cambios rápidos, o de perderse en las justificaciones, las añoranzas y los pretextos de una realidad que ya no es, que ya cambio y que demanda que evolucionemos a la par. Bienvenidos a una  nueva etapa en el diseño, operación y administración de la cadena de suministro.

Entendimiento de la Demanda, que beneficios genera para una cadena eficiente y efectiva.

Este es uno de mis temas favoritos y en gran medida, uno de los pilares sobre los que fundamenté los aciertos dentro de mi desarrollo profesional en el mundo corporativo.

Desde hace mucho tiempo he sido un fiel creyente de que la mas efectiva y eficiente cadena de suministro, es aquella que está subordinada y orientada a satisfacer los requerimientos del mercado al que sirve, es decir, en entregar de forma efectiva y puntual, los productos, servicios y/o información requeridos por el grupo de consumidores dentro de su mercado. De inicio suena fenomenal, sin embargo, una vez que uno se encuentra inmerso en el desarrollo de las soluciones requeridas para el diseño de una cadena efectiva, es muy complicado tratar de "entender" los factores y comportamientos clave del mercado que inciden en el desempeño de las operaciones de una empresa.

Cuantas veces no hemos tenido que enfrentar el siguiente escenario: altos inventarios, ventas perdidas por falta de producto, oportunidades de crecimiento desperdiciadas por no tener el soporte adecuado de disponibilidad de productos y un bajo nivel de servicio.......la tormenta perfecta ¡¡¡¡¡

Tratamos de regresar al viejo y muy utilizado truco de ¡incrementar! mas el inventario para solucionar nuestro problema de falta de disponibilidad, cuando ya tenemos un serio problema de sobre-inventario de ciertos códigos que no se "mueven" en el mercado; y así seguimos, tratando de sacar agua de las piedras esperando que por un inexplicable milagro, las cosas cambien, las estrellas se alinien y todo se solucione por el simple hecho de incrementar mi inventario. O si, como no ¡¡¡¡

No logramos entender las causas que han generado faltantes de producto a pesar de tener altos inventarios. "Es que tu inventario esta mal balanceado y mal calculado" dirá la mayoría; puede ser pero, después de dos o tres iteraciones y ajustes, ¿porque no logramos resolver al menos una parte del problema?

¿Porque sigo teniendo altos costos de distribución causados por deficiencias generadas para cumplir los niveles de entrega requeridos por mis clientes? ¿Porque las fallas siempre están de mi lado?

La situación se torna mas compleja cuando tenemos poca o nula información acerca de como se desplazan mis productos a partir del requerimiento fundamental de todo mercado: el consumo.

Si bien nos va, tenemos la historia de como hemos vendido históricamente a nuestros cientes; sobre eso tratamos de construir una proyección de venta esperada pero sin conocer a fondo las razones y situaciones especificas que llevan a nuestros clientes a comprarnos de cierta forma un día, y de otra forma otro día.

Es sabido que el consumo real de un producto se rige por las propiedades y principios del teorema de valor central y siguen una distribución normal, con esto, la estadística se vuelve en nuestra mejor herramienta para diseñar posibles soluciones, sin embargo dejamos pasar de largo un pequeño inconveniente.............en la mayoría de los casos, nuestros clientes no son los consumidores finales¡¡¡¡¡

Por lo tanto, esta "demanda" no sigue una distribución normal en la mayoría de los casos y las potenciales soluciones no funcionan como deberían de funcionar, entonces regreso al mismo panorama de fallas en el servicio, faltantes de producto, altos inventarios, etc, etc.

Mientras mas alejado este del consumidor final dentro de la cadena de suministro, mas afectaciones y variaciones a la demanda tendremos, estas están generadas por hábitos y condiciones de compra/venta entre mis clientes y yo y por practicas dentro de la industria o mercado en el que compito. Estas condiciones generan un efecto látigo que mas se acentúa entre mas alejado este del consumidor final este mi situado mi empresa o negocio.

La clave esta en ser conscientes de dos situaciones especificas y actuar en consecuencia: a) ¿a que distancia estoy situado de mi consumidor final dentro de la cadena? y; b) ¿cuales son las condiciones y/o practicas comerciales que inciden en la variación del consumo final vs. la demanda instantánea de mis clientes?

La respuesta a la primera pregunta me debe de situar en que tan dispersa puede estar mi demanda directa versus la demanda real en el consumidor final, de esta forma puedo tener un calculo aproximado de cuan grande es el efecto látigo dentro de mi cadena de suministro. Es difícil encontrar un algoritmo válido para hacer este calculo, sin embargo a analizar la dispersión absoluta de demanda por SKU de un mes a otro, del mismo mes del año anterior y sobre todo, la variación absoluta en los últimos doce meses nos puede situar en donde realmente estamos. Un ejemplo básico; un producto A no debe de tener una variación absoluta mayor al 20% con respecto al promedio de venta de los últimos doce meses, a menos que tengamos productos con temporalidad alta. (Medicamentos contra la gripe, artículos navideños, juguetes, libros y útiles escolares)

La respuesta a la segunda pregunta, requiere de mucha madurez dentro de la organización para reconocer: potenciales fallas, políticas comerciales equivocadas, practicas comunes dentro de la industria que no generan valor, y probablemente, un pobre seguimiento y control de la ejecución del plan de ventas.

Reconocer y analizar el impacto de estas condiciones nos llevará a potenciales soluciones y desarrollo de planes de acción orientados a la mejora de la situación. En este punto debemos de ser muy autocríticos, realmente pensar fuera de la caja y estar dispuestos a realizar un cambio de paradigma.

Colectar información real y validad es de vital importancia para el análisis, por ejemplo: conocer los inventarios de nuestros productos en los diferentes canales de distribución y/o con los principales clientes; conocer el nivel y comportamiento de las ventas de nuestros clientes de nuestro producto hacia el consumidor final o pequeños distribuidores o puntos de venta; saber y entender las practicas de compra de mis principales clientes; entre otros.

En resumen, solo entendiendo como se comporta mi demanda, cuales son los factores que inciden sobre ella, cuales son las características y expectativas de los demás integrantes de mi cadena de suministro, como afectan las practicas y políticas de la industria, como afectan mis decisiones y practicas como empresa, y sobre todo, como afecta la ejecución correcta o incorrecta de mis planes operativos de producción, distribución y venta; es como podemos comenzar a construir un esquema de solución, revertir la tendencia negativa, reorientar las estrategias de negocio y sobre todo, comenzar con un cambio de paradigma para evolucionar y generar tres factores fundamentales en las empresas modernas: agilidad, rapidez y resilencia.

El éxito del día a día, el camino a la excelencia

Mucho se ha escrito acerca de la excelencia, hay varios expertos en la materia ayudando a empresas e individuos así como también pululan por el mundo corporativo miles de pseudo-gurus que pretenden enseñar a la gente a como mover montañas cuando solo las conocen en fotografías, en fin, de todo hay en la viña del señor.

Obviamente no es mi intención erigirme como el experto y conocedor de este tema tan interesante, controversial e importante, por una sencilla razón, no soy ningún experto; simplemente quiero compartir mi punto de vista basado en mi experiencia personal a lo largo de 33 años de trabajo donde los fracasos -algunos- y los éxitos -afortunadamente, los mas- me han enseñado algunas cosas que muy difícilmente en el aula o en un curso se pueden entender.

Por principio de cuentas donde encontramos la primera gran controversia es en la definición de éxito en si mismo, desde mi perspectiva esto es algo muy personal y cada quien lo define en base a su circunstancia especifica, su entorno, sus intereses y objetivos y sobre todo y lo mas importante, lo que lo hace sentirse bien. En mi caso personal mi definición de éxito es hacer lo que me gusta y lograr lo mejor que pueda. Suena un tanto ambiguo pero en el fondo no lo es tanto, simplemente es estar a gusto con lo que haces y todos los días hacer lo correcto y mejorarlo, de esta forma sigues estando a gusto.

El foco de la discusión es como enfocamos intereses y objetivos individuales a lograr el éxito de una empresa, de un negocio, de una institución; como podemos construir de lo personal hacia lo colectivo y en el camino conciliar diversos intereses y visiones. Para mi la solución es bastante simple: objetivos comunes subordinados a los objetivos generales de la empresa bien entendidos por todos, realistas y retantes pero sobre todo.........medibles para generar un cultura de seguimiento y cumplimiento. Nada es mas satisfactorio que poder cumplir con las metas que nos ponemos, por mas rutinarias o "aburridas" que parezcan. El peor mal que he encontrado en las empresas en las que he colaborado es el de no tener las métricas correctas o -peor aun- no medirlas ni dar seguimiento al avance diario/semanal/mensual. No es un tema menor este de poner objetivos y métricas correctas y darles seguimiento, para mi es el cimiento sobre el cual construir cualquier cantidad y tipo de mejoras que nos lleven a un mejor desempeño.

El segundo punto importante después de contar con los objetivos comunes, es el de saber como hacer las cosas de forma correcta y fácil, es decir, el proceso adecuado. No es un tema menor pues muchas veces en el afán de lograr la excelencia, buscamos desarrollar el proceso optimo que, en la gran mayoría de las veces, nadie entiende y nadie sigue. Para mi el gran enemigo de la excelencia es la anarquía, definiendo anarquía en una empresa, como el estado en donde cada quien hace lo que cree que es correcto sin preguntar a los demás el impacto de sus acciones. Todas las personas y organizaciones deben de tener muy claro que deben y que no deben de hacer y sobre todo, como hacerlo, que implicaciones tiene el no cumplir con las tareas encomendadas y el impacto sobre otras personas y áreas; de esta forma podemos forzar un poco la empatía dentro de la empresa, si entiendo como te afecto al no hacer bien mi trabajo, puedo hacer algo diferente para remediar la situación.

Finalmente lo mas importante, una idea que yo llamo la "disciplina de la repetición", es decir, todos los días hacer bien lo que se supone debo de hacer, sin excusas ni pretextos, hacer las tareas encomendadas, generar y proporcionar la información requerida y siempre buscar la forma de hacerlo bien o mejor a pesar de cualquier eventualidad. Aquí un punto importante que normalmente es mal visto...................pedir ayuda¡. Si la situación me esta rebasando y no estoy pudiendo, no esta por demás pedir ayuda, al final es en beneficio de todos. Una vez resuelto el tema podemos analizar que fue lo que paso y mejorar lo que se tenga que mejorar, pero en el inter, todos fuimos capaces de cumplir, de igual forma, si tuve la oportunidad de ayudar a mis compañeros, es un logro y una satisfacción mas durante el día o la semana.

En síntesis, lo que quiero compartir es que, como alguno de mis mentores alguna vez me compartió, la excelencia y el éxito no se mide por las cosas excepcionales que ocasionalmente haces o logras, la excelencia es hacer todos los días lo que te toca de forma correcta y oportuna consistentemente, nada mas. Cuando en un grupo de trabajo u organización se logra que todos los integrantes cumplan con cada una de sus tareas y misiones de forma disciplinada y consistente, entonces puedes decir que tienes una organización de excelencia. Por lo que, cualquier tipo de negocio, organización o equipo de trabajo tiene la oportunidad de ser excelente y demostrar y presumir -por que no- sus logros y resultados; habrá quien diga que eso no es nada del otro mundo, que para eso están las personas, sin embargo no deja de ser una realidad que entregar de forma consistente y constante los resultados esperados, solo las organizaciones de excelencia pueden hacerlo.

Una conclusión final, la perfección no existe de forma individual, esto es, que por mas conocimiento, habilidades o experiencia que una persona posea, no lo hace perfecto. Sin embargo bajo ciertas reglas y estándares, si podemos concluir que un equipo de trabajo bien balanceado, donde cada quien hace lo que le toca, donde el mejor calificado esta en las posiciones indicadas y donde todo mundo reconoce el valor de todas y cada una de las actividades -por ejemplo, la limpieza y orden de las instalaciones, responsabilidad de los compañeros de limpieza-; podemos concluir que existen los equipos de trabajo perfectos.

Por eso es clave trabajar en y reconocer los logros del día a día, es la base del éxito y la excelencia, la suma de los logros de todos los integrantes, durante todos los días es lo que va a proyectar a la organización hacia adelante y le adra la fuerza la visión para enfrentar cualquier reto que se le ponga, lo importante entonces, es comenzar con tareas fáciles y aparentemente sencillas como -parafraseando al Almirante americano comandante de los Navy Seals- tender la cama ¡¡¡¡¡¡¡¡¡