Entendimiento de la Demanda, que beneficios genera para una cadena eficiente y efectiva.

Este es uno de mis temas favoritos y en gran medida, uno de los pilares sobre los que fundamenté los aciertos dentro de mi desarrollo profesional en el mundo corporativo.

Desde hace mucho tiempo he sido un fiel creyente de que la mas efectiva y eficiente cadena de suministro, es aquella que está subordinada y orientada a satisfacer los requerimientos del mercado al que sirve, es decir, en entregar de forma efectiva y puntual, los productos, servicios y/o información requeridos por el grupo de consumidores dentro de su mercado. De inicio suena fenomenal, sin embargo, una vez que uno se encuentra inmerso en el desarrollo de las soluciones requeridas para el diseño de una cadena efectiva, es muy complicado tratar de "entender" los factores y comportamientos clave del mercado que inciden en el desempeño de las operaciones de una empresa.

Cuantas veces no hemos tenido que enfrentar el siguiente escenario: altos inventarios, ventas perdidas por falta de producto, oportunidades de crecimiento desperdiciadas por no tener el soporte adecuado de disponibilidad de productos y un bajo nivel de servicio.......la tormenta perfecta ¡¡¡¡¡

Tratamos de regresar al viejo y muy utilizado truco de ¡incrementar! mas el inventario para solucionar nuestro problema de falta de disponibilidad, cuando ya tenemos un serio problema de sobre-inventario de ciertos códigos que no se "mueven" en el mercado; y así seguimos, tratando de sacar agua de las piedras esperando que por un inexplicable milagro, las cosas cambien, las estrellas se alinien y todo se solucione por el simple hecho de incrementar mi inventario. O si, como no ¡¡¡¡

No logramos entender las causas que han generado faltantes de producto a pesar de tener altos inventarios. "Es que tu inventario esta mal balanceado y mal calculado" dirá la mayoría; puede ser pero, después de dos o tres iteraciones y ajustes, ¿porque no logramos resolver al menos una parte del problema?

¿Porque sigo teniendo altos costos de distribución causados por deficiencias generadas para cumplir los niveles de entrega requeridos por mis clientes? ¿Porque las fallas siempre están de mi lado?

La situación se torna mas compleja cuando tenemos poca o nula información acerca de como se desplazan mis productos a partir del requerimiento fundamental de todo mercado: el consumo.

Si bien nos va, tenemos la historia de como hemos vendido históricamente a nuestros cientes; sobre eso tratamos de construir una proyección de venta esperada pero sin conocer a fondo las razones y situaciones especificas que llevan a nuestros clientes a comprarnos de cierta forma un día, y de otra forma otro día.

Es sabido que el consumo real de un producto se rige por las propiedades y principios del teorema de valor central y siguen una distribución normal, con esto, la estadística se vuelve en nuestra mejor herramienta para diseñar posibles soluciones, sin embargo dejamos pasar de largo un pequeño inconveniente.............en la mayoría de los casos, nuestros clientes no son los consumidores finales¡¡¡¡¡

Por lo tanto, esta "demanda" no sigue una distribución normal en la mayoría de los casos y las potenciales soluciones no funcionan como deberían de funcionar, entonces regreso al mismo panorama de fallas en el servicio, faltantes de producto, altos inventarios, etc, etc.

Mientras mas alejado este del consumidor final dentro de la cadena de suministro, mas afectaciones y variaciones a la demanda tendremos, estas están generadas por hábitos y condiciones de compra/venta entre mis clientes y yo y por practicas dentro de la industria o mercado en el que compito. Estas condiciones generan un efecto látigo que mas se acentúa entre mas alejado este del consumidor final este mi situado mi empresa o negocio.

La clave esta en ser conscientes de dos situaciones especificas y actuar en consecuencia: a) ¿a que distancia estoy situado de mi consumidor final dentro de la cadena? y; b) ¿cuales son las condiciones y/o practicas comerciales que inciden en la variación del consumo final vs. la demanda instantánea de mis clientes?

La respuesta a la primera pregunta me debe de situar en que tan dispersa puede estar mi demanda directa versus la demanda real en el consumidor final, de esta forma puedo tener un calculo aproximado de cuan grande es el efecto látigo dentro de mi cadena de suministro. Es difícil encontrar un algoritmo válido para hacer este calculo, sin embargo a analizar la dispersión absoluta de demanda por SKU de un mes a otro, del mismo mes del año anterior y sobre todo, la variación absoluta en los últimos doce meses nos puede situar en donde realmente estamos. Un ejemplo básico; un producto A no debe de tener una variación absoluta mayor al 20% con respecto al promedio de venta de los últimos doce meses, a menos que tengamos productos con temporalidad alta. (Medicamentos contra la gripe, artículos navideños, juguetes, libros y útiles escolares)

La respuesta a la segunda pregunta, requiere de mucha madurez dentro de la organización para reconocer: potenciales fallas, políticas comerciales equivocadas, practicas comunes dentro de la industria que no generan valor, y probablemente, un pobre seguimiento y control de la ejecución del plan de ventas.

Reconocer y analizar el impacto de estas condiciones nos llevará a potenciales soluciones y desarrollo de planes de acción orientados a la mejora de la situación. En este punto debemos de ser muy autocríticos, realmente pensar fuera de la caja y estar dispuestos a realizar un cambio de paradigma.

Colectar información real y validad es de vital importancia para el análisis, por ejemplo: conocer los inventarios de nuestros productos en los diferentes canales de distribución y/o con los principales clientes; conocer el nivel y comportamiento de las ventas de nuestros clientes de nuestro producto hacia el consumidor final o pequeños distribuidores o puntos de venta; saber y entender las practicas de compra de mis principales clientes; entre otros.

En resumen, solo entendiendo como se comporta mi demanda, cuales son los factores que inciden sobre ella, cuales son las características y expectativas de los demás integrantes de mi cadena de suministro, como afectan las practicas y políticas de la industria, como afectan mis decisiones y practicas como empresa, y sobre todo, como afecta la ejecución correcta o incorrecta de mis planes operativos de producción, distribución y venta; es como podemos comenzar a construir un esquema de solución, revertir la tendencia negativa, reorientar las estrategias de negocio y sobre todo, comenzar con un cambio de paradigma para evolucionar y generar tres factores fundamentales en las empresas modernas: agilidad, rapidez y resilencia.

El éxito del día a día, el camino a la excelencia

Mucho se ha escrito acerca de la excelencia, hay varios expertos en la materia ayudando a empresas e individuos así como también pululan por el mundo corporativo miles de pseudo-gurus que pretenden enseñar a la gente a como mover montañas cuando solo las conocen en fotografías, en fin, de todo hay en la viña del señor.

Obviamente no es mi intención erigirme como el experto y conocedor de este tema tan interesante, controversial e importante, por una sencilla razón, no soy ningún experto; simplemente quiero compartir mi punto de vista basado en mi experiencia personal a lo largo de 33 años de trabajo donde los fracasos -algunos- y los éxitos -afortunadamente, los mas- me han enseñado algunas cosas que muy difícilmente en el aula o en un curso se pueden entender.

Por principio de cuentas donde encontramos la primera gran controversia es en la definición de éxito en si mismo, desde mi perspectiva esto es algo muy personal y cada quien lo define en base a su circunstancia especifica, su entorno, sus intereses y objetivos y sobre todo y lo mas importante, lo que lo hace sentirse bien. En mi caso personal mi definición de éxito es hacer lo que me gusta y lograr lo mejor que pueda. Suena un tanto ambiguo pero en el fondo no lo es tanto, simplemente es estar a gusto con lo que haces y todos los días hacer lo correcto y mejorarlo, de esta forma sigues estando a gusto.

El foco de la discusión es como enfocamos intereses y objetivos individuales a lograr el éxito de una empresa, de un negocio, de una institución; como podemos construir de lo personal hacia lo colectivo y en el camino conciliar diversos intereses y visiones. Para mi la solución es bastante simple: objetivos comunes subordinados a los objetivos generales de la empresa bien entendidos por todos, realistas y retantes pero sobre todo.........medibles para generar un cultura de seguimiento y cumplimiento. Nada es mas satisfactorio que poder cumplir con las metas que nos ponemos, por mas rutinarias o "aburridas" que parezcan. El peor mal que he encontrado en las empresas en las que he colaborado es el de no tener las métricas correctas o -peor aun- no medirlas ni dar seguimiento al avance diario/semanal/mensual. No es un tema menor este de poner objetivos y métricas correctas y darles seguimiento, para mi es el cimiento sobre el cual construir cualquier cantidad y tipo de mejoras que nos lleven a un mejor desempeño.

El segundo punto importante después de contar con los objetivos comunes, es el de saber como hacer las cosas de forma correcta y fácil, es decir, el proceso adecuado. No es un tema menor pues muchas veces en el afán de lograr la excelencia, buscamos desarrollar el proceso optimo que, en la gran mayoría de las veces, nadie entiende y nadie sigue. Para mi el gran enemigo de la excelencia es la anarquía, definiendo anarquía en una empresa, como el estado en donde cada quien hace lo que cree que es correcto sin preguntar a los demás el impacto de sus acciones. Todas las personas y organizaciones deben de tener muy claro que deben y que no deben de hacer y sobre todo, como hacerlo, que implicaciones tiene el no cumplir con las tareas encomendadas y el impacto sobre otras personas y áreas; de esta forma podemos forzar un poco la empatía dentro de la empresa, si entiendo como te afecto al no hacer bien mi trabajo, puedo hacer algo diferente para remediar la situación.

Finalmente lo mas importante, una idea que yo llamo la "disciplina de la repetición", es decir, todos los días hacer bien lo que se supone debo de hacer, sin excusas ni pretextos, hacer las tareas encomendadas, generar y proporcionar la información requerida y siempre buscar la forma de hacerlo bien o mejor a pesar de cualquier eventualidad. Aquí un punto importante que normalmente es mal visto...................pedir ayuda¡. Si la situación me esta rebasando y no estoy pudiendo, no esta por demás pedir ayuda, al final es en beneficio de todos. Una vez resuelto el tema podemos analizar que fue lo que paso y mejorar lo que se tenga que mejorar, pero en el inter, todos fuimos capaces de cumplir, de igual forma, si tuve la oportunidad de ayudar a mis compañeros, es un logro y una satisfacción mas durante el día o la semana.

En síntesis, lo que quiero compartir es que, como alguno de mis mentores alguna vez me compartió, la excelencia y el éxito no se mide por las cosas excepcionales que ocasionalmente haces o logras, la excelencia es hacer todos los días lo que te toca de forma correcta y oportuna consistentemente, nada mas. Cuando en un grupo de trabajo u organización se logra que todos los integrantes cumplan con cada una de sus tareas y misiones de forma disciplinada y consistente, entonces puedes decir que tienes una organización de excelencia. Por lo que, cualquier tipo de negocio, organización o equipo de trabajo tiene la oportunidad de ser excelente y demostrar y presumir -por que no- sus logros y resultados; habrá quien diga que eso no es nada del otro mundo, que para eso están las personas, sin embargo no deja de ser una realidad que entregar de forma consistente y constante los resultados esperados, solo las organizaciones de excelencia pueden hacerlo.

Una conclusión final, la perfección no existe de forma individual, esto es, que por mas conocimiento, habilidades o experiencia que una persona posea, no lo hace perfecto. Sin embargo bajo ciertas reglas y estándares, si podemos concluir que un equipo de trabajo bien balanceado, donde cada quien hace lo que le toca, donde el mejor calificado esta en las posiciones indicadas y donde todo mundo reconoce el valor de todas y cada una de las actividades -por ejemplo, la limpieza y orden de las instalaciones, responsabilidad de los compañeros de limpieza-; podemos concluir que existen los equipos de trabajo perfectos.

Por eso es clave trabajar en y reconocer los logros del día a día, es la base del éxito y la excelencia, la suma de los logros de todos los integrantes, durante todos los días es lo que va a proyectar a la organización hacia adelante y le adra la fuerza la visión para enfrentar cualquier reto que se le ponga, lo importante entonces, es comenzar con tareas fáciles y aparentemente sencillas como -parafraseando al Almirante americano comandante de los Navy Seals- tender la cama ¡¡¡¡¡¡¡¡¡

¿Soluciones mágicas en la cadena de suministro?

Sigue llamando mi atención la gran frecuencia con la que los responsables de la operación y el desempeño de la cadena de suministro buscan -y nunca encuentran- soluciones a través de la implementación de un ERP, de una herramienta o en el peor de los casos, de una aplicación que se pueda bajar al Smartphone y que a través de no mas de 5 clicks nos de la solución mágica, y que de forma automática y contundente resuelva temas como:

1. Un pésimo nivel de servicio, y como consecuencia la perdida de ventas potenciales.

2. Altos inventarios a lo largo de la cadena, tanto en materias primas como en productos terminados con un altísimo nivel de obsolescencia.

3. Altos costos operativos que cada vez nos sacan mas de poder competir en el mercado en el cual estamos.

4. Un completo distanciamiento y falta de sincronía entre las diversas funciones criticas de un negocio, el cual genera un ambiente de trabajo hostil, estresante y poco productivo.

5. La consistente falta de talento y conocimiento de las funciones y operaciones inherentes al concepto de "cadena integrada de suministro".

No cuestiono la existencia ni mucho menos el uso de las herramientas, las metodologías y los sistemas orientados a la mejora de la operación; de hecho soy un usuario entusiasta de algunas de ellas. Sin embargo y desde mi punto de vista, no es por la simple implementación de un ERP, de una herramienta estadística o de una aplicación como vamos a resolver situaciones complejas generadas por meses, -muchas veces, demasiados años- de practicas erróneas en la operación. Todas las herramientas funcionan y dan resultados si las condiciones y circunstancias son adecuadas para el uso de las mismas, de otra forma solo vienen a acrecentar o potenciar el problema.

Entonces, ¿Cómo enfrentar la situación?; Como algunos de mis maestros -en la escuela y en la vida- me decían, hay que empezar desde el principio y con lo básico. Una casa o un edificio por muy moderno, nuevo y bonito que este diseñado, no va a durar mucho si no cuenta con la cimentación adecuada. Esta cimentación nunca se ve pero si es la correcta, va a soportar -literalmente- cualquier diseño, cambio o mejora que le hagamos. Si no logramos entender los procesos y principios básicos que rigen la operación de una cadena de suministro, es difícil mantener una operación mas o menos eficiente. Las herramientas básicas son las de siempre, no por no ser "modernas" no son efectivas. Es necesario recordarlas, entenderlas y sobre todo aplicarlas. Las leyes de Newton siguen siendo pilar básico de la Ingeniería, mientras nuestro universo no cambie, estas leyes estarán vigentes por los siglos de los siglos.

El caos generado en las organizaciones por la falta de entendimiento de los principios básicos de operación puede llegar al grado de literalmente matar el negocio, y si no, al menos puede llegar a liquidar al responsable de la operación. Desgraciadamente muchos de los responsables son reacios a aceptar que el camino al cambio pasa por soluciones tan sencillas y obvias que no son tomadas seriamente en cuenta. Además tenemos el hecho de que la gran mayoría de los responsables NO SABEN NI ENTIENDEN los conceptos modernos que fundamentan la operación de una cadena eficiente de suministro. Esto no lo digo solo por decirlo ni de forma irresponsable, los análisis y estudios realizados de forma seria a nivel mundial lo demuestran, existe una clara falta de conocedores y expertos en la practica de la logística y el supply chain.

 

 

No saber no es un impedimento para poder diseñar y generar una cadena de suministro eficiente, solo se debe de adaptar y seguir el viejo principio de " si no sabe, pregunte" y además "pregúntele al que sabe" y podemos cerrarlo con " sabes que sabe por sus resultados". Tal vez en este mundo moderno tan saturado de información, con tanto acceso tan instantáneo a informaciones, personas, entidades y grupos de interés, estos conceptos suenen anacrónicos, pasados de moda y hasta obsoletos pero no por eso dejan de ser ciertos. Si, hay muchas personas, grupos, entidades e instituciones que saben, es cuestión de generar las preguntas correctas para tener las respuestas adecuadas.

Como consejo, recomiendo primero preguntar de forma interna a las personas que realmente saben como funcionan nuestras operaciones, que les duele y/o porque no funcionan, nos sorprenderíamos de las respuestas y de lo aparentemente sencillo y obvio de las soluciones, pero como los cimientos de un edificio solido; NO SE VEN¡¡¡¡. Para poder levantar nuestra propia obra de arte y por la cual vamos a ser reconocidos y recordados en el futuro, hay que empezar desde los cimientos, de otra forma solo estaremos construyendo castillos en el aire¡¡¡¡¡¡¡¡¡¡¡.