Cuando uno proviene de un proceso
de conversión -llámese Planta Manufacturera- tiende a darle mucho menor importancia
al proceso de almacenamiento.
Al no ser una operación
complicada ni sofisticada lo fácil es de tacharla de "simple" o peor,
sin importancia.
Las complejidades de los procesos
productivos en muchos casos hacen muy interesante, retante y divertido el paso
por una área de producción. Ciertamente nos ayuda en nuestra formación y nos da
la posibilidad de poder ver y sentir todo lo que solo conocíamos en letras e imágenes
a nivel teórico.
Por otro lado, si estamos en una
empresa manufacturera de productos, el proceso de conversión es muy importante
-no es el "core" business como ya lo hemos discutido- y se pude
confundir con la razón de ser de la empresa. Esto nos puede llegar a hacer
perder la perspectiva correcta del negocio, de su alcance y sobre todo, de
nuestro desarrollo dentro de la operación integral de la cadena.
Es muy fácil catalogar la operación
de almacenamiento como algo trivial y sin importancia, sobre todo si lo
comparamos con un proceso productivo complejo por ejemplo, una torre de sulfonación,
una línea de ensamble de autos, etc.
Sin embargo, la importancia del
proceso de almacenamiento debe de ser medida por el impacto que tiene en el
resto de operación de la cadena; ahí es donde comenzamos a ver la importancia
de un almacenamiento eficiente, confiable y efectivo.
¿Cuantas veces no se pierden las
ventas porque el inventario de x producto no se encuentra?, porque la cantidad
era incorrecta, porque los productos estaban mezclados.
¿Cuantos paros de Planta por no
encontrar los materiales?, ¿por no contar con la lotificacion adecuada?, ¿por
surtidos equivocados?
Todo esto..........¿Como impacta
en la operación?, ¿cuanto nos cuesta?, ¿cuanto nos afecta?, entonces, ¿era
importante o no?.
La realidad es que, como todas
las operaciones integrantes de la cadena de suministro, es exactamente igual de
importante. Si este es el eslabón mas débil, nuestra cadena será igual de débil;
Por lo tanto, es indispensable diseñar y desarrollar operaciones confiables de
almacenamiento, estas siguen exactamente los mismo principios de cualquier
proceso, con la ventaja de que son menos complejas y menos difíciles en términos
de tecnología y mecanización.
Caso aparte son las operaciones
de "pickeo" automatizado, estas son igual de complejas y requieren un
grado de especialización y operación igual o mayor al del proceso de conversión,
pero en términos generales, una operación de almacenamiento y surtido debe de
ser menos compleja que el proceso productivo.
Pero, ¿el simple hecho de ser
menos compleja, la hace menos importante o menos interesante y menos "didáctica"
que una línea de ensamble o de proceso productivo?
Me tomo algunos años descubrir
que no, por el contrario, solo cuando se tiene la suficiente visión y
perspectiva de los procesos productivos, de los controles y de los componentes
de diseño de líneas de producción, es cuando uno es mas capaz de entender y
desarrollar proceso de almacenamiento de clase mundial.
Tomemos como ejemplo una de las
variables criticas de una operación de almacenamiento: el IRA (Inventory Record
Accuracy), cumplirla correctamente significa casi rayar en la perfección, los objetivos
de clase mundial nos indican un requerimiento de 98%; es decir, que 98 de cada
100 veces que se realizan conteos cíclicos por material se debe de cumplir con
la ubicación, la cantidad, la descripción y en su caso, el numero de lote
correcto. Nada más.
Solo así podemos asegurar una
continuidad adecuada para el resto de la cadena, no hay espacio para el error.
Por otro lado, los costos de no
cumplir con estos parámetros son muy altos, sobre todo si tomamos en cuenta el
impacto para el proceso que sigue: El proceso productivo en el caso del almacén
de materiales; o la distribución y servicio a clientes en el caso de almacén de
PT.
Pero, ¿como podemos construir una
operación confiable y eficiente?......
Normalmente las operaciones de
almacenamiento en comparación con los procesos productivos no cuentan con una
cantidad de recursos importante dentro del contexto del negocio integrado, la
mayor inversión son los inventarios en si.
Contrario a lo que se pudiera
pensar, las operaciones de almacenamiento siguen los mismos principios que un
proceso productivo, de hecho y desde mi perspectiva, son en si mismas lo que se
pudiera catalogar como operaciones "básicas" o "de inicio",
que conllevan en si mismas todos los elementos de diseño y operación de un
proceso de conversión pero en un grado mucho mas simple, es simplicidad es lo
que la hace interesante y retante para su diseño y desarrollo correcto.
Partimos de la base primordial de
cualquier proceso y sus tres componentes básicos: gente, maquina y método.
Dentro del almacén tenemos los
tres componentes, si acaso el mas difícil de delimitar será el componente
maquina, no solo son los montacargas, entran también los racks de
almacenamiento, los equipos de "pickeo", en su caso, las estaciones
de empaque o surtido de materiales, en fin, maquinas no tan complejas pero que
inciden en los resultados de la operación.
Necesitamos contar con proceso y
controles claros y bien definidos, se requiere una delimitación clara de
subprocesos y actividades, de sus métricas y sus controles; no es lo mismo
hacer una operación de surtido o "pickeo" que el proceso de conteo cíclico,
que la recepción y ubicación de materiales y productos, que procesos
devoluciones (logística inversa); en resumen, debemos de tener perfectamente
claras las operaciones y procesos incidentes en nuestro almacén para
desarrollar los métodos adecuados para cada operación.
Uno de los componentes críticos
es el de la gente; no podemos contar con recursos ilimitados, entonces debemos de
ser lo suficientemente creativos para crear equipos de trabajo por tarea o
tareas perfectamente delimitadas. Estos equipos de trabajo serán responsables
de varias tareas dentro del almacén, lo importante es que esta se realicen de
forma planeada y estructurada para no caer en tener "todologos" que
hacen de todo pero que no cumplen con nada. Cuando se trate de recibir
materiales, el equipo se dedica a la recepción y acomodo de los mismos, una vez
terminado este proceso se cambia a otra actividad y se cumplen sus parámetros.
El concepto se conoce como
"flow to work", esto requiere un excelente programa de capacitación y
entrenamiento seguido de un proceso de calificación y certificación de
habilidades. Para que el concepto tenga éxito, este debe de hacerse de forma
planeada y metódica, no puede estar sujeto al libre albedrío de cada integrante.
Por lo simple de cada operación,
es importante que todos los operadores de almacén estén entrenados y
certificados en todas y cada una de las operación, sin embargo, a lo largo del día,
de la semana y del mes, no necesariamente estos tendrán que aplicar todas las
habilidades de forma completa.
Finalmente, como todo proceso
productivo, el proceso de almacenamiento se rige por varias leyes y patrones de
cualquier proceso, una de ellas es que también cuenta con una operación
restrictiva o restricción del proceso.
En otras palabras, la aplicación
de TOC (Teoria de Constraints) también aplica en el modelo y desarrollo de un
sistema de almacenamiento y pude llegar a ser la parte mas importante dentro
del diseño del sistema de almacenamiento y surtido.
Mi recomendación es la de
analizar correctamente cada una de las operaciones del proceso, determinar el
flujo correcto de las mismas y definir la restricción, a partir de ahí es como
podemos simplificar enormemente las operaciones antes y después de la restricción.
Esto nos permite liberar y
planificar mejor los recursos disponibles para los procesos críticos de control;
establecer claramente las capacidad total del sistema; planear adecuadamente
las operaciones y definir correctamente los recursos requeridos para lña misma.
Como podemos ver, los componentes
de cualquier proceso productivo están presentes aquí, es muy retante y divertida
la aplicación de estos conceptos en el
diseño y desarrollo de estas operaciones.
Para lograr resultados de clase
mundial la única forma de lograrlo es tratar esta actividad como una operación
de conversión o proceso productivo.
Alguna vez alguien me comento que
desgraciadamente lo único que se podía aplicar de TPM en un almacén era la metodología
de 5's.......................Difiero completamente de este punto de vista, en
mi experiencia es perfectamente aplicable la metodología completa, es un reto
hacerlo pero los resultados y ganancias son impresionantes, ya retomaremos este
tópico posteriormente.
En resumen, el que considere que
estar a cargo de las operaciones de almacenamiento no representa un avance o un
gran reto para su desarrollo, esta dejando de ver la perspectiva adecuada.
Esto le ayudara para cuando
llegue a una empresa donde le proceso de picking o surtido y el manejo del almacén
en si, sean la parte fundamental de la operación, es decir cuando sea parte de
un operador logístico.
