Como lo he venido sosteniendo a lo largo de varias
entradas de este blog; la importancia y razón de ser de la cadena de suministro
radica en como la estrategia de suministro está orientada a cumplir con el plan
de negocios, y en como las operaciones de la cadena se subordinan a las
necesidades, características y requerimientos del negocio, su entorno y su
mercado.
Conceptualmente todo esto hace mucho sentido y
difícilmente encontraremos alguien que esté en desacuerdo con esta idea, sin
embargo mantenerse en este nivel conceptual de forma indefinida solo generara
el efecto contrario que estamos buscando.El siguiente paso –y desde mi perspectiva, el más importante- es el de comenzar a actuar y a aterrizar los conceptos al día a día y a la realidad de nuestro negocio y nuestra operación, necesitamos desarrollar y llevar a cabo un plan: el plan de suministro o plan logístico.
Como lo he mencionado en anteriores intervenciones, uno
de los grandes problemas en el mundo de la operación de cadenas de suministro
es la carencia de este plan, y en México, se acentúa aún más, de acuerdo a
estudios recientes, el 80% de las empresas en México no cuentan con un plan
logístico o de suministro, simplemente van adecuándose a las circunstancias del
día a día y van a tratándose de adaptar a las necesidades del mercado y sus
requerimientos al más puro y mexicanísimo “ahí se va”.
Ciertamente no se trata del fin del mundo pues al final
del día los negocios marchan y los problemas se resuelven de una o de otro
forma. Tampoco se trata de más papistas que el papa y detener todo hasta que
metodológicamente todo mundo cumpla con lo establecido en la teoría. No, se
trata de visualizar y aprovechar las oportunidades que una situación como esta
genera.
Si bien los negocios marchan y son hasta cierto punto
rentables; si varias industrias o segmentos llevan una tendencia positiva de
crecimiento y las oportunidades de negocio se siguen generando eso está muy
bien; si además podemos tomar ventaja de nuestra “creatividad” y capacidad de
respuesta para resolver los problemas conforme se están presentando, que mejor.
Imaginemos ahora estas circunstancias inmersas en un
entorno donde la gran mayoría de las empresas cuentan con un plan de operación
acorde a las necesidades del negocio, del mercado y del entorno; donde se tenga
previsto de antemano las posibles consecuencias de una acción específica y que
además tengamos analizadas y desarrolladas las posibles alternativas adecuadas.Simple y sencillamente tendríamos como consecuencia el logro de un objetivo que cualquier empresa quisiera tener………………………………ganar en el mercado.
El pan de suministro por sí solo no asegura de ninguna
manera que ganemos en el mercado, ciertamente la base se centra alrededor de
los productos adecuados, la estrategia de promoción y venta indicada y la
correcta ejecución de estos planes. Sin embargo el no contar con un plan
logístico adecuado, si puede poner en riesgo –y lo hace en la gran mayoría de
las veces- el éxito del plan estratégico de la empresa al no tener la capacidad
de respuesta, soluciones adecuadas a problemas específicos y sobre todo y lo
más importante; el control de costos que nos permita seguir teniéndola
viabilidad de negocio requerida y la capacidad de competencia global para poder
ampliar nuestro horizontes de mercado.
La eterna queja que escucho localmente siempre son los
altos costos asociados a la distribución y la ejecución de la operación del
suministro.
Los altos inventarios generados para poder satisfacer la
demanda y los requerimientos de clientes específicos.Las extenuantes jornadas de trabajo de las áreas operativas.
La gran cantidad de discusiones, roces, y fricciones entre las áreas operativas y las áreas comerciales.
El siempre tener que estar “apagando fuegos” en el día a día de la operación.
El constante número de quejas de clientes por retrasos, faltantes y/o fallas en el servicio.
El alto costo de los re-trabajos y entregas de emergencia.
Todo esto se reduce de manera significativa cuando se cuenta con el plan logístico adecuado, se ejecuta de forma correcta, se monitorean los resultados y se toman las acciones pertinentes en consecuencia.
La diferencia es que estas acciones correctivas son de bajo costo y normalmente se realizan con una anticipación adecuada para evitar “estar apagando fuegos”
Suena a una situación ideal y a veces irreal, pero créanme, hace una gran diferencia el contar con el plan, opciones, acciones correctivas, seguimiento y control del mismo; no es una tarea fácil –nada que vale la pena lo es- pero por eso es conveniente ponerse a hacer la tarea.
Desde mi óptica es mucho más fácil definir lo que no es
un plan logístico y asi tratar de evitar una variedad de errores comunes, de
falsas expectativas y sobre todo, de paradigmas equivocados que llevan a muchas
empresas a no tener el plan adecuado para su operación.
El desarrollo del plan logístico debe de contar con la
absoluta libertad del o los responsables del diseño y conceptualización del
mismo para utilizar las herramientas, metodologías y enfoques que consideren necesarios.La clave aquí es el perfecto entendimiento de las necesidades del negocio, del entorno y del mercado; en pocas palabras la aplicación correcta de conocimiento y experiencia.
¿Que NO es un plan logístico?
-
No es aplicar la metodología de moda y tratar de
adaptar nuestro negocio a esta metodología. Este es un error que se paga muy,
muy caro.
Las metodologías y/o
herramientas están ahí para ayudarnos a resolver situaciones o condiciones específicas,
pensemos literalmente en herramientas: no vamos a poder apretar un perno de
cabeza hexagonal con un desarmador de cruz aun cuando este tenga punta de
titanio y sea el mejor desarmador del mercado, simplemente no se puede.
El enfoque es exactamente el
contrario, que metodologías, herramientas o componentes de estas se pueden
adaptar a los requerimientos de mi negocio de mi mercado y de mi entorno.
Recordemos que los expertos en las metodologías o herramientas son solo eso,
expertos en una metodología; los expertos en nuestro negocio somos nosotros
mismos, si no lo somos entonces tenemos claro el primer paso a seguir……………………entender
nuestro negocio.
-
Mucho menos es aplicar TODAS las herramientas y metodologías
a nuestra operación esperando que al tener TODO implementado el sistema solito
se controle y sea “a prueba de balas” – o de tontos, que son más mortíferos-; créanlo
o no existen muchas empresas que pretenden lograr la excelencia operativa
implementando todas y cada una de las metodologías, herramientas y sistemas
existentes en el mercado. Esto solo crea confusión en la operación, un altísimo
grado de complejidad y de los costos no hablamos.
Lo paradójico del caso es que
este modelo se vende como si realmente fuera un valor agregado para el mercado
y los clientes cuando en realidad solo son una serie de sobrecostos agregados,
complejidad innecesaria disfrazada de eficiencia y buenos deseos.
-
Desarrollar un Plan Logístico no es simplemente colectar
los planes de cada área o función en un solo documento y denominarlo como tal,
la clave es la integración, la interacción y la interdependencia de cada área o
función. En pocas palabras, el plan logístico no es simplemente el plan de producción
como tampoco lo es solo el plan de distribución ni mucho menos el plan de
ventas. El plan de logístico es la manera de como logro mis objetivos de
negocio (utilidad, volumen de venta, flujo de efectivo) de acuerdo a las
necesidades del mismo, de mi mercado y de mi entorno. Del plan logístico integral
se generaran los planes específicos de cada área y no al revés.
Un error muy común es el de
tomar el plan de ventas –con su detalle por área, cliente, POV, etc- y asumir
que ese es El PLAN y solo salir a producir, embarcar y distribuir de acuerdo a
ese plan; el resultado es el esperado y el que muchas empresas enfrentan:
o Altos
inventarios
o Mucho
producto obsoleto
o Alto
nivel de faltantes o OOS
o Altos
costos de operación y distribución
o Volumen
de venta sin crecimiento o peor aún, con decremento
o Bajo
nivel de servicio a clientes.
-
Un Plan Logístico adecuado no es el solo plasmar
las salidas –u outcomes- de mi proceso ideal y pretender que el mercado, los
clientes y el entorno se adapten a este proceso ideal.
Ante todo el plan se debe de
fundamentar en el proceso que realmente requiero, que flexibiliza mi capacidad,
que se adapta a las situaciones del mercado y del entorno, y que realmente
cumple con los requerimientos de mis clientes.
Un ejemplo; tal vez en mi
proceso ideal debo de contar con un almacén 100% automatizado con una alta
productividad de operación por persona, los más altos estándares de calidad,
casi casi libre de errores y perfectamente “limpio”. Sin embargo estoy
manejando papelería y el costo por unidad de esta operación simplemente me deja
fuera de mercado y por lo consiguiente debo de encontrar ahorros fuertes en el
transporte, consecuencia; todos mis embarques llegan tarde, con faltantes, a
direcciones equivocadas, mal documentados y a veces hasta maltratados, pero eso
sí, mi scorecard de almacén y manejo de pedidos luce excelente.
Ante todo, el plan debe de reflejar
las salidas u outcomes de un proceso real y que se ajuste a las necesidades, ya
con el tiempo y un proceso de mejora continua y enfocada podremos desarrollar
un proceso que tienda a ser el ideal del negocio.
-
Finalmente, el error más común: tratar de copiar
planes exitosos de otras compañías y esperar que todo se corrija como par arte
de magia por el simple hecho de hacer un “copy and paste”.
Si bien el benchmarking es una
de las practicas más adecuadas para la mejora continua este proceso nos pide
analizar y estudiar el que, el cómo, cuándo y conque recursos cuenta el modelo
a estudiar, que particularidades tiene, cuales son las circunstancias específicas
alrededor del éxito de esa operación y cuál fue el camino seguido para llegar a
ese punto; es decir todo un proceso de análisis que nos lleve a poder realizar una
comparación con nuestra situación real y especifica.
Regresamos a lo fundamental,
entender nuestra propia realidad, nuestras necesidades y nuestro entorno para
que al realizar la comparación podamos determinar que componentes y acciones
llevadas a cabo por nuestro modelo a seguir pueden ser replicadas en nuestra
propia Organización.
No necesariamente lo que fue
exitoso para una empresa será necesariamente adecuado para otra.
Regresamos al punto de
partida, el plan será efectivo en la medida que este alineado a nuestros
objetivos de negocio, a las necesidades de nuestro mercado y a las
circunstancias y particularidades de nuestro entorno, énfasis en NUESTRO.
Las soluciones mágicas no existen, solo el trabajo constante, continuo y dedicado nos lleva a la mejor solución, para llegar a ella la formulita es la misma de siempre y lleva toda la vida en práctica: balance entre conocimiento y experiencia; entre creatividad e innovación y estandarización.
En resumen, suena fácil ero se requiere sapiencia, conocimiento, experiencia, paciencia, dedicación y empeño.
